在hr(尤其是实习生)招聘中，岗位要求里经常会有一句类似于“熟悉使用excel”的描述。

我们分为三个问题讲解： 

1. hr工作中哪些excel基本比较常用和重要？ 

2. 岗位描述里的“熟悉”是怎样的程度，实习生应该拥有怎样的excel技能？ 

3. 针对学习excel，对将来要从事hr工作的学生有什么建议？ 

第一问：hr工作中哪些excel基本比较常用和重要？ 

其实对于HR人事专员来说，用到Excel操作的场景有很多，比如制作员工入职档案（姓名、性别、岗位、银行卡号、身份证号码出生年月日等）、绩效提成奖金计算、考勤打卡记录统计、统计报表等等。 

下面，我整理了一些常用的场景操作演示👇

1、整理、录入、核对员工信息管理数据 

只要输入身份证号码，可自动提取员工的性别、年龄、出生日期、省市区地址、退休日期，免除手动输入既慢又容易出错的麻烦，报表还可以随着时间自动更新。 

2、劳动合同报表更新和续签提醒

1）根据入职日期自动计算转正日期 

2）根据入职日期自动计算续签日期 

3）根据当前统计日期把近30天需要续签的记录标识黄色 

3、招聘需求表多表汇总 

通过SQL公式将来源分散在不同工作表的不同部门招聘需求汇总在一起，还可以同步更新。 

4、拆分打卡记录 

运用Excel函数表达式就可以把不规范的打卡数据拆分整理，瞬间搞定。 

5、打卡记录汇总 

用数据透视表把系统导出的零散打卡记录整理汇总，形成规范的统计表计算考勤，且随数据源变化而同步更新。 

6、能自动计算且智能更新的月出勤表 

7、快速拆分文本和数值 

批量拆分文本和数值，“快速填充”这个功能堪称神器，当然你需要使用2013版以上的Excel才行。如下动图，先把首行需要拆分的文本和数值分别复制到对应单元格内，再使用“快速填充”功能进行批量拆分。 

8、快速填充工作日 

输入起始日期—下拉快速填充—点击右下角填充选项—选择“填充工作日”  

9、快速提取员工生日

从员工身份证里提取出生日期，不需要函数公式，直接利用“分列”功能即可立马解决问题。 

10、保持序号连续性

我们经常对指定行数进行删减或隐藏等操作，这时要保持序号连续性。这里需要用到SUBTOTAL函数，在A2单元格输入公式：=SUBTOTAL(103,$B$2:B2)，往下填充即可。 

11、根据指定条件查找内容 

比如我们可以通过员工姓名查找对应的联系电话，这里用到VLOOKUP函数进行查找引用。 

12、手机号码分段显示 

这个问题最后，我再附上一些平时整理的《 HR 工作中常用分析公式 》，供学习参考～ 

1、【 新进员工比率 】 ＝已转正员工数／在职总人数  

2 、【 补充充员工比率 】 ＝为离职缺口补充的人数／在职总人数  

3 、【 离职率 】（主动离职率/淘汰率=离职人数／在职总人数=离职人数/（期初人数 录用人数）* 1 00 %  

4 、【 异动率 】 ＝异动人数／在职总人数 

5、 【 人事费用率 】 ＝（人均人工成本＊总人数）／同期销售收入总数 

6 、【 招聘达成率 】 = （报到人数待报到人数）/（计划增补人数 临时增补人数） 

7 、【 人员编制管控率 】 =每月编制人数／在职人数 

8 、【 人员流动率 】 = （员工进入率 离职率）/2  

9 、【 离职率 】 = 离职人数／ ( （期初人数期末人数） / 2 )  

10、【 员工进入率 】= 报到人数／期初人数 

11、【 关键人才流失率 】= 一定周期内流失的关键人才数／公司关键人才总数  

12、【 工资增加率 】=（本期员工平均工资一上期员工平均工资） l 上期员工平均工资  

13、【 人力资源培训完成率 】= 周期内人力资源培训次数／计划总次数  

14、【 部门员工出勤情况 】 = 部门员工出勤人数/部门员工总数 

15、【 薪酬总量控制的有效性 】= 一定周期内实际发放的薪酬总额／计划预算总额  

16、【 人才引进完成率 】 = 一定周期实际引进人才总数／计划引进人才总数 

17、【 录用比 】 = 录用人数／应聘人数*100 %  

18、【 员工增加率 】 =（本期员工数一上期员工数）／上期员工数  

第二问：岗位描述里的”熟悉“是怎样的程度，实习生应该拥有怎样的excel技能？

关于岗位要求，其实如果你是实习生的话，excel技能掌握最基础的操作就好了，要求倒不是特别的严苛，但是如果你能熟练运用的Excel技能，比如函数、分析汇总、图表以及是否掌握VBA等，无疑会更加的脱颖而出了。 

因为只有熟悉掌握了以上技能，你就不用为领导要求一组数据用函数分析招聘成本时变得目瞪口呆了；也不用为年终总结的时候，面对密密麻麻的数据不知道从何下手，一年的忙碌就不能拿出更好地展示"；更不用到了月初月底，统计考勤、计算薪酬的时候，各种表格之间的切换应接不暇而熬夜加班了...... 

第三问：针对学习excel，对将来要从事hr工作的学生有什么建议？ 

学习excel是一个浩瀚的大工程，比起word和PPT，Excel最让人头疼，它数据巨多，又没有固定可套用的模板，场景不同，表格不同，应用到的方法也天差地别。 

就像拿到一个别人的模板，一环套一环的操作，稍微走错一步，整个表格的数据都乱套了，浪费时间就算了，要是不小心把错误的数据交到上级手上，那被挨批辞退可是分分钟的事情了。 

所有想要学好excel，就要真的沉下心来，进行系统化的学习，你可以选择报班切忌不要碎片化的在网上看资料、下模版。 

你可以选择自己去图书馆借相关书籍去看，书本的基础理论知识全面，有助于建立系统的知识网络，但前提是你真的能静下心来读进去，因为大部分的教材都是比较旧的。 

除了理论外，还要进行真正的实践，当在实际操作当中遇到问题时，也可以利用excel的帮助功能（快捷键F1），输入关键字，搜索相关帮助。如果操作比较复杂，可以做好笔记，下次再遇到这样的问题时，可以直接查阅。当然练习多了，就可以脱离笔记。 

另外，如果遇到问题帮助中心无法解决时，你也可以去论坛，论坛里有很多excel高手，基本上excel遇到的问题都能在这里得到解决。这里还能下载很多实用的教程教材。（当然教材鱼龙混杂，质量不一，需要自己花大量的时间寻找和甄别） 

最后，你也可以选择在b站、视频号、YouTube等平台进行线上Excel的学习，这里面有很多大神自发的进行课程的编发，你可以毫不费力的就得到系统总结出来的Excel精华，提升数据处理效率和图表审美水平，建立数据思维，提升逻辑和汇报能力。 

总之，根据自己的实际情况，选择合适的方式。 

最后啊，还想告诫一下，毕竟现在都是2022年了，很多富有创新力的大厂已经摆脱excel这种传统的办公软件了，尤其是疫情以来主张协同办公以后，excel的短板和缺陷变得更加明显。 

• 比如不能共享作业，表格文件要传业传去，不但会造成数据格式初不同人的改变，或者填写格式不能固定，张三李四不按套路出牌，填写的五花八门，导致数据错误和汇总效率低； 
• 不能设置工作流和用户权限，想要在线审批不可能，同一表单部分数据想要保密也办不可能； 
• 如果数据量大时，随时有崩溃可能，打开个表单那叫一个慢，抓狂，砸电脑的冲动都有。 

...... 

伙伴云是一款无需编程代码，其表格使用界面与Excel高度一致，筛选、搜索、冻结等均可自定义设置，通过鼠标拖拉拽就可以搭建企业管理应用的协同工具，比如你作为HR的话，就可以利用它来搭建一套人力资源管理系统了。另外，用其自带的仪表盘还可以一键可视化生成数据报表，就不用费力的去写函数做报表了。 

具体，可以查看↓↓↓ 

人力小姐姐自己搭招聘管理系统！如何用无代码/低代码搭招聘管理系统？ 

所以，如果真的想要提升竞争力的话，不防可以试下伙伴云这款新型办公工具~