看新媒体运营小伙伴怎样用云表格事半功倍

玛莉海 - 晴天说2016年11月21日阅读 4629

 1、高效工作的呼吁

我们常说“提纲挈领”,就是在先拿住整个事物的发展脉络,并把握关键节点,同时兼顾各个方面。在任务管理方面,也是如此。利用云端存储与协作工具,个性化的抓取并控制关键点,达到对整个项目或者事件的控制。相信这也是每个人在电子化办公的时代,实现学习和工作事半功倍的重要步骤!

   

                                                      伙伴云界面

在协同工具方面,我只用过伙伴云,而且因为便捷,就一直在用,并且推荐给每一个我认识的人和团队。因此,本文相对多一些以“伙伴云”的界面进行原理介绍。

伙伴云是我在工作的时候,从工作团队小伙伴那里get到的一个实用类型工具。它的功能就像它的名字——伙伴、云。云——通过云端存储,实现在网页、客户端同步上传或者下载所有的资料与信息。伙伴——意味着可以实现小组协同分工,共同实现某项工作程序的跟进、执行、反馈等。说到存储功能,那简直太便利了!作为一个新媒体从业者,除了产出原创之外,很重要的一项能力就是【信息搜集】和【存储】,如果有团队还涉及到【共享】。我们这里做一个【传统记录+分享】与【伙伴云使用】的对比情况。

传统资料获取与共享

step1:网页浏览到素材

step2:存储至word文档,或者直接黏贴网页链接

step3:打包压缩一堆文件,邮件或在线传送给团队成员B

step4:B修改过资料,再打包发回

然后step3~4无限循环,双方将资料名称改来改去,文件夹里会出现一堆文件


  更惨的是,如果要是涉及到一堆项目同时开展,再同时改来改去……那画面简直太美,不敢想象……↓↓  

然后,整体陷入“我好忙喔全是事!”但实际却是“低效率”、“零进度”状态。

真是奇怪~

线上云资料获取与共享

step1:按照需求(如项目、学科、时间序列)建立工作分区、任务表单

step2:寻找所需要的素材(无论图文、链接等)

step3:按照表单中的内容逐步填充

step4:涉及共享时,将团队成员加入工作区,双方都可直接拿到资源,且可以添减新内容

2、伙伴云主页面介绍

现在我们具体介绍一下伙伴云页面,在主页面(我习惯用网页版,扫描二维码用微信登陆)就会显示我的工作分区,七七八八的内容都在各个工作区中的不同板块中。


你可以建立新的工作区,也可以被邀请进入其他人的工作区,他们之间是相互独立无影响。在你自己建立的工作区内,你就是管理者,可以对工作区的属性等内容进行修改,可以作为你个人云端数据上传和使用的便捷工具。在你邀请小伙伴们一起进入工作区时,对方只会进入你指定的某个工作区,而非全部。这部分内容会在后半部分叙述。


  

                                   某个工作区-内含多个表单

图中,是【工作区-新媒体小分队】的界面,第一行带图标的小圆圈代表你的工作表单,你可以通过戳带“+”的圆圈图标进行。


  

                                   某表单-内含多个记录

图中是【表单】展开界面,这里你可以预览该条目下所有的记录情况。

这些都可以通过你自己的设计实现,我们接下来看一下如何建立你的【伙伴云】。该部分内容主要包括——①建立工作区;②创建表单;③添加与修改记录。

3、建立工作区

工作区相当于一个笔记本,不同的功能区就是你的不同学科的笔记本。主要涉及大类区分、不同工作记录、不同项目记录等等。

  

                              戳带有“+”的图标

  

                                     取名字

  

                                调整封面图片(非必要)

这样,我们首页上就会出现刚刚建立好的工作区封面,大类就建立好了。接下来建立下一级——表单。

4、建立专属表单

建立表单有2种方式:下载模板;手动创建。

第一种方式下载模板。

是最快捷,直接找到你想要的下载就可以,适用的范围主要是通用类型的表单——打卡、绩效考评、作业记录等等。这里就不细说了,戳开相应界面,全部都有。缺点是——缺乏个性化,可能不完全匹配你的需求。

第二种方式,则是自主建立表单。

为什么说是建立专属表单呢,因为表单属于比较个性化的内容,它的每个版块是根据你的实际需求自己添加设定的,没有固定版式。  

5、结束语

说到这里已经进入收尾了,其实总的一句话就是——千头万绪理不断,提纲挈领省心神。

学会云协同工具到熟练,顶多一个下午,但是却为之后的工作开展节约了非常多的精力和时间,将人从高度紧绷、大脑超负荷运行、疲惫的状态中解放出来,神清气爽。而且每一项工作是什么,进度到哪里,是否关键点梳理清楚了,都非常直观的反映在你的表格中,大大优化了工作的流程性。

这也是我个人进入工作状态后,通过【电子表单】继续实现【手账】管理工作与时间的一次尝试,总之,希望能够对大家有帮助咯!

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