合同管理,我选云表格

飞龙光网络 - 陈先生说2016年12月14日阅读 1944

北京飞龙光网络传统业务是做光纤通信,光端机,光纤收发器,是TOB的。新的业务是B2C的智能家居,我主在公司负责整个销售部门的工作。

 

以前,我们公司,每天都有大量合同要执行,传统的做法是业务员签单,做合同,下生产订单,财务核实到账,物流发货,如果有月结客户,还要随时核实月结到账情况。公司领导自然需要随时了解,生产,销售的情况,资金到账情况。

作为一家大型企业,花个几十万,做个ERP,就可以解决了。
 

可是,咱们刚好是一家小型公司,主要从事光纤通信产品的生产销售公司。

作为一家有着10多年历史的公司,涉及公司事务烦杂,这里,主要从业务员的销售角度,描述一下我们传统的做法是
 

1、业务员根据销售情况做销售合同,签字盖章,完成后交财务存档

2、业务员制作合同管理表EXCEL版,交财务部;

3、财务将业务员的单条合同管理表导入到一个大的Excel表里面;

4、从财务出纸质的合同管理表,叫业务员完成合同流程;

5、业务员拿纸质合同管理表,经过经理、财务,生产,物流这些合同执行流程签字盖章;

6、业务员还要随时跟进生产,物流等情况,更新合同状态;

7、发货后,纸质合同管理表交财务录入到大合同管理表系;

8、合同管理岗月还要根据负责统计公司销售金额, 物流费用,应收应付情况交公司领导,这些数据,都要输入合同管理岗的一个大的EXCEL里面。


这个流程,写的挺复杂,执行起来更复杂,产生的问题是:

1、业务员大量时间都浪费在跑各部门,协调各个流程过程中;

2、财务下午会收到当天执行的大量的纸质合同管理表,需要及时录入系统,经常加班加点;

3、经理要了解公司销售数据必须要财务百忙之中给出统计数据。


自从用了伙伴云表格小伙伴们,用起来还感觉比较轻松happy:

1、业务员填写云表格自己权限内的输入内容。合同电子版上传附件;
 

2、设置好筛选条件后,各部门,筛选自己部门的未处理表格,及时安排自己份内事情;

     



3、业务员在自己工作的同时,可以随时看到自己合同的进展和数据,及时反馈给客户;

  



4、经理再也不用催财务提供财务数据了,自己点点鼠标,就出来了;

    


 

经过一段时间的试用,还发现云表格目前的一些小小问题,也希望日后能改进。

1、自由设置表单输入,现在的显示方式太浪费屏幕空间了

2、有些字段(列)没有权限,但是有导入,导出权限,还是应该允许他导入,导出自己权限内的字段。

3、记忆功能,字段自动提示补充输入

4、批量修改数据后,有继续的按钮

5、提供undo功能

6、筛选顺序调整

7、允许调整字段属性

8、可以自由冻结列

9、可以直接在列表页编辑数据


 伙伴云表格客服支持能力很强,能很快了解用户意图,提供替代方案,是个聪明的,有责任心的团队。希望你们越做越精彩。之后我还会继续探索,会把更多需要协作的业务数据来用云表格解决。

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