用云表格给外贸食品商店打造出入库系统

外贸食品 - 韩源2016年12月22日阅读 2216

先介绍一下我们的公司,公司名叫青岛韩源贸易有限公司,主营韩国进口食品。


一开始,商品类目、出库、入库、库存、物流信息等所有的数据都是用Excel整理和统计的。当时也很想当然的以为全世界做表格的软件就只有Excel了。


虽然Excel功能可以满足我们的需要,但是随着时间的推移,问题也就渐渐来了。随着表格和数据越来越多,整理和统计也越来越耗费人力与时间。而且我想查看数据也不是很方便,在公司的时候还好,可以直接让员工把表格用QQ传过来。但是随着出差和在外面的时间变多,每次想查看数据就必须电话或者QQ告诉员工,把数据截图发过来,每次还要费劲跟员工说明我想要看的是哪些数据,这一来二去真的是很麻烦。


有一天实在受不了了,就打电话给我搞IT的弟弟,跟他说明了情况,问他知不知道什么便宜一点的,能帮我们解决问题的软件。他给我推荐的伙伴云表格,说是免费的,让我试试。


一开始接触时,确实有点迷茫,不太会用。在弟弟的帮助下,才慢慢开始上手。当时做的第一张表格是“商品类目”,它长下图这样:



给我的第一印象是“这个表格有点漂亮啊!”


但当时我还是太年轻了,只注意到了云表格的外表,而没注意到它的内涵。


随着进一步的建表和使用发现,云表格的功能真的是出乎意料的强大,权限功能、分享功能都给我带来了意外的惊喜,移动端也完美解决了我在上面提到的问题。但要说最重要的,还得是关联功能了。关联功能不仅几乎杜绝了重复输入,而且还能自动计算订单总价、总质量、利润等需要汇总计算的数据,真的不要太方便。


现在,我几乎把公司内所有的数据都搬到了云表格,它现在长这样:


因为里面的数据大量涉及客户信息和金额,所以不便把表格内部也一一截图发上来。不过我已经把这套表格当做模板上传到的云表格,有兴趣的朋友可以下载下来试试。


套表模板:https://www.huoban.com/market/search/package/826


这两天云表格上线了“自动化工作流”,抱着好奇的心态,我也在弟弟的帮助试着写了一个,如下图:




IF({当前数据.待收款}=0,{C:出库单.结款状态.已结清},{C:出库单.结款状态.未结清})


这个工作流可以根据“出库单”中代收款的金额自动判断订单是不是已经结清。原来这一步是需要在待收款为0时,人工选择“已结清”的,云表格真的是越来越智能了。

我现在对于“自动化工作流”也是处于一知半解的状态,暂时也只能从简单的开始,不过我感觉等熟悉了之后能让很多(很有可能是绝大多数)本来需要人工操作的地方变成自动的。


感谢云表格团队为我们带来了如此好的一款软件,在降低成本的同时,也极大的提高了工作效率。


希望云表格越来越好,当然我也会向周围的人多多推荐的!

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