Excel正确用法揭秘！告别常见误区，提升数据处理效率

在平时的工作或学习中，你一定遇到过这样的任务：

生成100张邀请函/桌签

生成100个文件夹

修改100个文件名

生成100个参赛选手的编码

在几千条数据中查找匹配的数据并填写

如果你遇到这些任务，需要多长时间完成呢?

嗯?看上去不过才100个而已，30秒一个，一个小时不到就搞定了嘛!

注意了!这只是简单举例，实际工作里，很容易遇上需要1000多个的工作。如果你还用之前的「笨方法」，估计一天不吃不喝，才勉强搞定吧。

但，如果你的方法得当，以上的任何一个任务，都只需要5分钟的时间。

如果你厌恶手动重复无数遍的简单任务，或者经常遇到这样的工作，你一定不能错过这篇文章学会正确使用方法，事半功倍!

或者，你只是想学习一点点Excel知识，提高一下日常办公的效率?本文就是为你准备的!

01 大才小用：Excel的那些坑

对大多数的职场人和大学生而言，相对Word和PPT而言，Excel是最不熟的软件。

可是，Excel中的大部分任务，不会就是做不出来。但是，这个时候老板着急要结果，怎么办?

只能付出成吨的时间，八仙过海，用各种低级、诡异的方式手动实现。这就使得Excel经常在各个场合被误用!我们来看一些案例。

大坑❶ 把Excel当排版软件用

你一定见过这样的登记表。有人用Word做，有人用Excel做。

我并不是要吐槽这张表(虽然页面设计上的确有问题)，我们要强调一点，设计表格要为目的服务。

如果这个表格是为了打印出来填写，没有任何问题。可一旦这个表格是用来收集数据，做统计分析的，那就是表哥表姐的恶梦了。

所以，接下来我们要讲的，其实是数据统计表/报表。完全不想理上面那样的登记表，那种用Word排排版就好了，真的不适合Excel。

大坑❷ 统计表设计失误

这是一张培训信息统计表，填表的时候还很辛苦地区分学习类型，逐个打钩。

可一旦让你统计2011年学习类型1、2、3、4各有多少学时的时候，你要怎么做呢?

手动累加?多次筛选进行加法?

一旦制作表格时没用做好数据设计，后期统计数据要用到手工操作，灾难就开始了。

大坑 ❸ 不知函数是何物

最后一行是计算总计的，这是很常见的需求，我们看看他是怎么做的：

他写的公式是：

=B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2

这是很常见的迷之勤奋，以为自己很用心，以为自己很辛苦，但其实连入门都算不上。

本来非常强大的Excel，却因为我们不了解，只有非常少的功能被使用，直接导致了使用时的低效。从而进入了不想做、不想学的恶性循环。

接下来就好好看看，Excel的正确高效用法。

02 正本清源：Excel的基本逻辑

在学习一个软件的时候，最忌讳的就是眼高手低。一谈到学习 Excel，有人会觉得学宏、学 VBA 更高大上，学其他的基本操作太 Low。

举个例子：

很多人连「相对引用」和「绝对引用」都不知道是什么，听说 Rank 函数，或者 Vlookup 函数很厉害，也想用用看。

从网上找个教程，跟着磕磕绊绊地操作，最终大概能解决问题，但是，下一次遇到类似情形的时候，很可能还是抓瞎。

所以，知道怎么做是一个层面，知道为什么这么做是更高的一个层面，也只有知道为什么，才会迅速地提升技能。

具体到 Excel，你当然可以学 Excel 的高级功能，但是，在此之前，务必要把最基础的部分搞定。

比如下面这些知识，你知道么?

【列标】

Excel的列默认是用英文字母来标记的，A~Z;Z 的下一列是 AA，AA~ZZ;ZZ 的下一列是 AAA，列标的最大值是XFD

【行号】

Excel 的行默认是用阿拉伯数字来标记的

【单元格】

行列交叉的每一个格子叫单元格

【名称框】

显示单元格地址，定位单元格的方法就是列标+行号，如B2、F4、AK47。单元格地址在公式或函数中会被大量用到。

❶ 合格的公式写法

如果单元格 B34 里面要计算总和的话，一定不能写这种公式：

写法1

=4500+3600+4000+1400+414+121.6+……+330+630

一定要把公式中的数字替换成单元格地址：

写法2

=B33+B32+B31+B30+B29+B28+B27+B26+B25+B24+B23+B22+B21+B20+B19+B18+B17+B16+B15+B14+B13+B12+B11+B10+B9+B8+B7+B6+B5+B4+B3+B2

写成单元格地址最大的好处就是公式可复用，复用的意思是说，如果有其他列要计算总计，套用这个公式的逻辑就可以了。

虽然 写法2 完全正确，没有任何Excel的语法问题，但我们仍然不推荐。

为什么?太慢了嘛!有更快的方法就要用起来。

写法3

=Sum(B2:B33)

很多常见的公式比如总分、平均分、最大值、最小值等，Excel 都把它变成了函数。

所以，就不需要我们自己去写了，除非现有的函数解决不了这个问题，我们再自己造公式。

❷ 正确的日期格式

再举一个例子，以下几个日期格式，哪一个是正确的?

2016、3、22

2016.3.22

20160322

2016年3月22号

2016\3\22

2016。3。22

其实，以上六种日期的写法全是错的!

正确的写法应该是2016-3-22或者2016/3/22

只有用了正确格式的日期，才可以自由的转换格式，或者做计算，一旦写成错误的日期格式就做不到了。

觉得自己对基础知识很了解?不妨回答一下后面的问题。

如果你觉得还不了解，可以点这里看看基础操作。

为什么手机号不能是数字类型?

单元格的格式有哪些?

数字和文本的区别是什么?

填充柄怎么用?

连续的单元格如何表示?

不连续的单元格如何表示?如何序列填充?

相对引用和绝对引用是什么意思，有什么用?

❸ 正确的表格结构

如果用Excel做数据分析，最重要的表格是「源数据表」。

只要你的「源数据表」设计得当，你就可以生成各种「老板要的表」，有时会用到「辅助表」来做一些中间运算，最终形成报表。

举例来说：如何制作一张成绩单

尽管我们工作或学习中的表格可能比这个复杂很多，但是，基本的原理都是通用的，而且，在教学过程中，越是简单典型的例子，越容易说明问题。

上面这张表可能我们通常看到的成绩单，但是，这个表格的设计有很大问题。

源数据表应该是这样设计的：

原因就在于第一张表中的数据，需要两个维度才能确定当前数据的意义。

举例来说，第一个数字90，我需要向左看才知道是梅长苏的成绩，再往上看才知道是Word这门课的成绩。

表二只有一行是标题行，或者叫表头。其余的每一行都独立成行，记录了一条完整的数据。

这种设计方法最大的好处就是今后不管如何做统计、做报表，都极其方便。

03 事半功倍：提升效率的技巧和方法

❶ 要跟上潮流，尽量使用新版本。

以 Office 为例，现在已经2016年了，如果你还在用 Office2003，劝你尽早升级，享受新功能的美好。

即便你用的是 Office 2007、Office2010 也建议尽快升级。

举个例子，比如我们想提取「身份证号」中的「出生日期」信息：

在 Excel2013 版本以前，我们的解决方案是用Mid函数，标准写法 =Mid(A26,7,8)

把出生日期提取出来后，还得转成日期格式。

但，Excel2013发布之后，就有新方法了!即使你不懂函数，也可以轻松搞定，这个功能叫快速填充。

方法很简单：

❶ 先把目标结果(出生日期)填进去。

❷ 接着拖曳填充柄，填充到其他单元格，选择快速填充，即可。

这个功能特别强大，拆分数据、合并数据、提取数据统统不在话下。

在Excel2016版本中，新增了很多图表类型，举两个例子：

有一个原始表格长这样：

在Excel2016中，可以瞬间生成一个树状图出来：

或者，原始表如下图

在Excel2016中，你可以瞬间生成一个旭日图出来：

之所以劝大家使用新版本是因为，很多事情在老版本中可能需要几分钟，甚至十几分钟才能做好，而新版本只要点一次鼠标就轻松搞定。

何必跟自己的大好青春较劲呢?

Excel的另外一个自带功能也经常被我们忽略掉，就是：快速访问工具栏

我们可以把常用的Excel功能加到这个位置。

这样一来，大部分时间，在不切换选项卡的前提下，也可以高效率地干活了。

添加的方法也非常简单，你只需要在特定功能上右键，选择【添加到快速访问工具栏】，即可。

❷ 用好搜索引擎。

在学习的过程中，难免会遇到问题。此时最有效率的、最不会抛弃你的工具是搜索引擎。

我们搜索的时候有一个误区，以为搜索结果的第一条或起码第一页一定会有答案，但事实并不是这样的。

搜索能力，也需要不断提升，掌握技巧才能快速找到结果，而其中最重要的以下两种能力。

a. 清楚地表述问题

b. 关键词优化能力

举例来说：

当你不知道四舍五入的函数是什么时，你在搜索引擎里面要怎么找?

如果直接输入「用来表示四舍五入的函数是什么」，就出现了一个巨大的漏洞。

你真正想问的是：「Excel软件里面哪个函数能做四舍五入的操作?」

虽然搜索引擎的功能还可以，但是，你不能指望它能读懂你的心哪!所以，在想问的问题中，一定抽取出信息足够的关键词：

当关键词正确的时候，你会发现你的搜索结果会非常优质。

同时，搜索不只是Google，百度，还有很多专业论坛或相关的资源可以使用。

通常情况下，Office 类的问题有千千万万人在网上问过，有的总结成了文字，有的总结成图文，有的录成了视频。

所以，通常来说并不是网上没有，只是你暂时没找不到而已。

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