景咖民宿,房源信息线上管理,疫情期间持续盈利

伙伴云伙伴云
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2022-07-21
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疫情三年,“黄码”、“带星”、“隔离”,成了旅游行业的紧箍咒。

本身就靠“旺季盈利”支撑“淡季成本”的民宿业,更是受到了毁灭性的打击。

“又有几个同行在上个月关门了”

“一直没有客人,现金流只能撑到下个月了”

…… 还在坚守中的民宿,也都尽量减少开支,盼着疫情好转,哪怕有个小“旺”季也能多撑一段时间。

但是,等待≠躺平。越是低谷时期,越要追求变革。

民宿行业大多都是租赁房产,即使没有客人,房租等固定开销还要持续支出,防范风险和抵御危机能力极差。而海南景咖美宿研究出了一套新的模式——“零租金托管”,疫情期间即便没有游客依然能够创造收入。


从资产维护的角度吸引房主,房主缴纳保证金后为其托管房屋。

收房后,从“签约收房→装修设计→门店运营→房主账单计算”整个流程统一数字化标准运营,让房客够享受到五星级标准的规范服务,系列打造高口碑品牌名宿。

通过数字化工具,改造民宿业务。而伙伴云零代码平台的加持,让景咖的数字化水平可以媲美拥有百人IT团队的大企业,疫情期间实现了业绩的7倍增长。



01 1200+套签约房源信息线上管理 百万数据快速检索

和房主签约是民宿经营的第一步。

但是1200+套房源,让信息记录成为了一大难题。

起初,海南景咖每天都能生成一大批Excel文件,每个人都在做表、查找、核对信息,稍不留神就会出错。

房源数据一团乱,房屋信息都登记不清,就更别提扩展业务了。

用人拉肩扛的Excel记录数据,无异于以卵击石,也无法与拥有几十人IT团队的大企业竞争。

因此,2020年6月,霍星星决定通过数字化改造业务,将各业务线搬上可自主搭建的伙伴云系统中,这也使得初创一年多的景咖在民宿扩张中取得了优势。

1. 以前Excel数据对不上,如今房源信息线上自动处理

首先,快速扩张带来了数据处理量大幅增长。签约收房后,收入、支出数据需要统计核对。统计数据并不难,但从最初只需管理10套房,到现在要管理上千套房,让数据处理难度提高。

其次,每个员工对Excel的操作、命名方式不同,导致不同员工做的表都不一样,后期整理合同等各种数据都对不上,效率低、汇总进度也很慢。

第三,每套房子要记录房主的具体情况,店长记录的细节信息,难以同步给其他员工,导致房源对接经常出差错,新人学习3个月才能上岗,离职交接工作更难。这极大影响了房主对于企业的信任。

为了解决这些问题,景咖在伙伴云系统中建立了房源信息表,所有有关合同、收入、支出等数据统一关联在对应房源信息下,各部门统一数据记录标准。


▲ 房源地址管理表单展示

全公司120多个员工全部在系统中查看房屋数据,学习成本为0,不用问别人,即便是新人,也只需看系统就能快速上手业务。

现在共有70多万条经营数据都存储于伙伴云系统,预计今年内数据总量会达到200万条,使用边界还在不断拓展。

2. 跨部门合同随时查,关键字段提取信息只需1s

收房后,各类行政运营办手续都需要看合同。以前合同都是通过微信群分享,一个房主一个群,在400多个微信群中翻聊天记录,找个合同需要4个多小时,而且文件经常过期,费时费力。霍星星之前也尝试过很多CRM系统,但和民宿的业务匹配度很低——

  • 想用的功能没有,不需要的一大把。
  • 技术需求排期也很慢,一年都等不到合适的新功能上线。
  • 对于CRM系统中的托管合同,运营同事也看不到,开放权限的流程及其复杂;
  • 权限设置不精细,店长进入系统能看到所有托管合同,业主信息有极大可能泄露,数据安全管理有漏洞。

在同事的推荐下,霍星星开始了解伙伴云的零代码搭建系统,研究学习后自己根据实际业务搭出了最适合的内部系统。

将合同上传到伙伴云系统,可以直接将关键信息提取成字段同步到表格系统中,方便后期筛选查询,从权限配置到合同快速读取只需1分钟不到。

权限设置还可以精细到针对每套房,再关联到每个门店,让对应的店长只看到自己管理的合同信息,保证经营数据安全。


▲ 仪表盘房客快速查询页面展示

02 装修工期严格监管,定时提醒 19天交付一套房

收房后,景咖会对针对房屋状况进行统一的整体规划和整修,之后再租售给房客。房主签约后的第一件事也是关注公司多久能把他的房子装修好,能否尽快上线售卖。

但由于流程长,缺少责任约束,工期记录也不明确,常会拖很长时间,甚至签约后两个月才装好一套房太慢造成房主不满,影响公司口碑。

霍星星通过伙伴云的工期管理模块,将“设计→采购→施工→质检→上线售卖”的整个流程统一标准。


从房子交给装修公司开始,系统中就会生成一条数据,记录装修开始时间。直到这套房子装修结束,自动计算实际工期。

每一道工序都在系统中有严格的时间限制,如果最终施工超过19天,公司则会扣除负责人相应绩效,并及时向房主反馈,高效管控筹建进度。


▲筹建进度表

 03 门店运营高效有根据,满足房主房客

高要求,打造高口碑民宿品牌

房屋完成装修验收后,即可上线门店和OTA平台进行售卖。但如何批量化管理上千套房子,实现高水平运营,既让收益最大化,又让房客满意?

景咖希望在民宿运营中回归服务的本质,而数字化系统高效的管理模式正在帮助他们一步步实现目标。

1. 同一房型收入差十倍?实时看到房屋收益,均匀分配房客资源

在引入伙伴云之前,员工在运营售卖时因为无法宏观掌握房子的收益情况,安排订单没有规则——

  • 有的客单价很高排满了。
  • 有的却还只有一个订单。

同一房型收益的差距会造成房主心里的极大的不平衡,影响对公司的信任。

现在通过伙伴云,可以排序每套房源的实时收益。将收益过低的房源主动优先安排,合理规划房客入住,实现了用数据指导业务行动,打造能提高品牌忠诚度的运营体系。



▲房屋收益统计图

2. 169项查房标准定期维护房源,录入系统状态随时查看

三亚有大量的房子是外地人买了不住闲置的,因此景咖通过“资产托管”的模式接收到了丰富房源。

与传统租金模式不同,和景咖合作的房主反而需要缴纳保证金用于装修和维护。

这种方式吸引来的房主,往往拥有更加高质量的房屋,并对收益不是十分敏感,更看重后期公司房子的爱惜和养护。“品控”也成为了其打造高端民宿品牌的重要一环。

公司会有专员根据169项的查房标准进行定期查验和保养房屋状态,并更新信息至对应房子表单信息中。

流程清晰透明,既满足了房主对于房子维护的高要求,更能通过房主间口口相传形成高质量房主相互推荐的良性循环,持续获客盈利。

同时接受房客反馈,在系统数据的监督下,满足消费者对民宿相关配套设施和保洁等高质量细节要求,升级入住体验,争取更多信任品牌的“回头客”。


▲查房标准表单


▲169项标准的部分展示 

04 给房主算收入,从100%出错到0失误

从5天到2小时

景咖托管房源,取得房主的信任是首要任务,而其中非常重要的一环是“算钱”。

每月15号景咖会向1000多个房主提供账单,花费大量时间和人力计算本月房屋的具体分成,希望让业主对房屋的收益清晰有数,但由于数据多且杂,还是经常出错。

可如果钱都算错了,房子还能放心交给你运营吗?

现在的景咖能够做到零失误,“在三亚有很多同行比我们入行早,却没有一家现在能管理超过500套房,因为大家都是用Excel,没有一家公司能意识到用系统来搞。”

传统PMS系统算收益,耗时长还常出错,升级智能账单系统,店长点击确认即可无误出单

之前用单一PMS房态管理系统算收入,却做不到完全线上化,仍需店长和财务线下人工计算。

需要把所有的收入支出数据从系统导出来后,手动找到第一套房的相关信息,复制粘贴到第一个账单里,如此操作上百遍,负责处理100套房子的店长就像复制粘贴机器人一样, 要花5天才能刚刚完成数据输入部分。

店长花费大量时间精力做出来的表格,还经常出现公式被拉错,格式乱七八糟等问题,计算结果的出错率往往是100%。

因此每个财务只改公式核对一家门店的账单就要花3天以上的时间,根本没有时间做本职工作,全部精力都在做基础的核对和修改公式工作,离职率几乎达到100%。

2021年1月,通过伙伴云搭建并上线了整套账单系统

财务数据在系统中实现规范化,员工按流程输入对应数据,店长只需要点击确认信息没有问题即可生成最终账单。

两小时之内就能生成1000个账单,且出错率基本在5%以内。效率提升的同时,还取得了房主的信任,进一步实现业务拓展。



▲账单生成页面+账单样例

“功劳不是我一个人的,是整个伙伴云强大的底层技术在背后,这是我选择伙伴云非常核心的一个原因。”——景咖美宿副总经理霍星星

- 尾声 -

随着旅游产业的重构升级、个性化的消费趋势转变,民宿经营不再是个一拍脑袋租间房简单布置就能做成的事。

重重挑战下的转型,更需要“1+1>2”的强强联合。

在背后数字化系统的强大支持下,有“零租金托管”模式作为运营骨架,景咖才能坚持探索一个更加成熟完整的民宿连锁品牌经营体系。

用底层经营数据,带动民宿“零租金托管”的全链条运转,提升对市场和业务变化的敏捷反应力。

找准经营模式,数字化精准助力,转型从这里开始。

END —

本期主角

霍星星

景咖美宿副总经理 ,伙伴云4年Superuser。

一年内公司销售、运营、财务、人事等所有业务完成线上化,未借助IT人员,均由其通过伙伴云主导实现。

疫情期间公司不增加成本的情况下,依然实现了700%的规模增长。

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