在 Excel 中实现自定义顺序排序的全面指南

在日常的办公工作中，Excel 是一款被广泛使用的电子表格软件，它功能强大，能够满足各种数据处理和分析的需求。其中，按照自定义顺序排序是一项非常实用的功能。比如在企业管理中，我们可能需要按照职务层级对员工信息进行排序；在产品销售统计中，需要按照产品类别对销售数据进行排序；在项目进度管理中，可能需要按照月份缩写对项目节点进行排序等。而在 Excel 中，通过创建自定义序列就可以轻松实现这样的自定义排序。以下是详细步骤（兼容 Excel 2016 及以上版本），让我们一步步深入了解如何运用这一功能。

🔧 一、创建自定义序列（核心步骤）

1. 打开自定义序列设置

在深入了解如何在 Excel 中创建自定义序列之前，我们先来了解一下为什么需要这个功能。在实际的数据处理中，Excel 自带的排序方式往往无法满足我们多样化的需求。例如，在一个员工信息表格中，我们希望按照“经理,主管,员工”这样的职务层级顺序对员工进行排序，而不是按照字母顺序或者数字顺序。这时候，自定义序列就派上用场了。

要打开自定义序列设置，我们需要进行一系列的操作。首先，点击 Excel 界面左上角的「文件」选项。这是 Excel 中一个重要的菜单入口，包含了许多关于文件操作、选项设置等功能。点击「文件」后，会弹出一个下拉菜单，在这个菜单中我们可以看到多个选项，其中就有「选项」。「选项」是 Excel 系统设置的核心入口，通过它我们可以对 Excel 的各种功能进行个性化的调整。

点击「选项」后，会弹出一个「Excel 选项」对话框。在这个对话框的左侧有一系列的选项卡，我们需要找到并点击「高级」选项卡。「高级」选项卡中包含了许多比较深入的 Excel 设置选项，其中就涉及到自定义序列的设置。在「高级」选项卡的下方，我们可以找到「常规」区域，在这个区域中，有一个「编辑自定义列表」按钮。这个按钮就是我们打开自定义序列设置的关键。

点击「编辑自定义列表」按钮后，会弹出一个「自定义序列」对话框。在这个对话框中，有一个「输入序列」框。我们可以根据自己的需求在这个框中输入我们想要的顺序。比如，我们要按照职务层级排序，就可以输入

。这里需要注意的是，每项可以一行一行地输入，也可以用英文逗号分隔。输入完成后，点击「添加」按钮，将我们输入的序列添加到 Excel 的自定义序列列表中。最后，点击「确定」按钮，保存我们创建的序列。这样，我们就成功地创建了一个自定义序列。

2. 快捷导入序列（若数据已在表格中）

有时候，我们可能已经在 Excel 表格的某一列中输入了自定义顺序的数据。比如，我们在 A 列中已经依次输入了“经理、主管、员工”。在这种情况下，我们可以采用快捷导入序列的方法，避免重新输入数据。

首先，确保我们已经在空白列（这里假设是 A 列）中输入了自定义顺序的数据。然后，再次打开「自定义序列」窗口，方法和前面打开自定义序列设置的步骤一样。在「自定义序列」窗口中，我们可以看到有一个「导入」按钮。点击这个按钮后，鼠标指针会变成一个十字形状，这时候我们可以用鼠标选中我们之前输入自定义顺序数据的列，也就是 A 列。选中该列数据区域后，再次点击「导入」按钮，Excel 就会自动将 A 列中的数据导入到自定义序列中。这种方法不仅节省了时间，还避免了手动输入可能出现的错误。

⚙️ 二、应用自定义排序

1. 选中数据范围

在创建好自定义序列后，接下来就是要应用这个自定义序列对数据进行排序了。而第一步就是要准确地选中需要排序的数据范围。

在 Excel 表格中，数据通常是按照行列的形式排列的，可能包含了标题行和大量的数据行。我们要框选的范围应该包含标题行和所有需要排序的数据行。这是因为标题行可以帮助我们明确每一列数据的含义，在后续设置排序规则时，我们可以根据标题行来选择要排序的列。比如，在一个员工信息表格中，标题行可能包含“姓名”“职位”“部门”等信息，我们要根据“职位”列进行排序，就需要通过标题行来准确识别“职位”列。

要框选数据范围，我们可以将鼠标指针移动到数据区域的左上角第一个单元格，按下鼠标左键并拖动鼠标到数据区域的右下角最后一个单元格。在拖动过程中，Excel 会用蓝色的高亮显示我们选中的区域。确保我们选中的区域包含了所有需要排序的数据和标题行，然后松开鼠标左键，这样就完成了数据范围的选中。

2. 打开排序对话框

选中数据范围后，我们需要打开排序对话框来设置排序规则。在 Excel 中有两种常见的方法可以打开排序对话框。

第一种方法是通过「数据」选项卡。在 Excel 的菜单栏中，有一个「数据」选项卡，这个选项卡中包含了许多与数据处理相关的功能，其中就有「排序」功能。点击「数据」选项卡后，在其功能区中可以找到「排序」按钮。点击这个按钮，就会弹出「排序」对话框。

第二种方法是通过右键菜单。我们可以在选中的数据区域上点击鼠标右键，在弹出的右键菜单中，有一个「排序」选项，点击「排序」后，会出现一个子菜单，在这个子菜单中，我们可以选择「自定义排序」，同样也会弹出「排序」对话框。

这两种方法都可以打开排序对话框，我们可以根据自己的操作习惯来选择。

3. 设置排序规则

打开「排序」对话框后，我们需要设置具体的排序规则。在这个对话框中，有几个重要的设置项。

首先是「主要关键字」。「主要关键字」就是我们要根据哪一列的数据进行排序。比如，在员工信息表格中，我们希望按照“职位”进行排序，那么就需要在「主要关键字」的下拉列表中选择“职位”列。选择好「主要关键字」后，接下来就是设置「次序」。在「次序」的下拉列表中，有多种排序方式可供选择，我们需要选择「自定义序列」。

选择「自定义序列」后，会弹出一个自定义序列的列表，在这个列表中，我们可以找到之前创建的自定义序列，比如我们创建的“经理,主管,员工”序列。选中这个序列后，点击「确定」按钮。这样，Excel 就会按照我们自定义的序列对“职位”列的数据进行排序。

此外，在一些复杂的数据表格中，我们可能还需要进行多级排序。比如，在按照“职位”排序的基础上，我们还希望对同一职位的员工按照入职时间进行排序。这时候，我们可以点击「排序」对话框中的「添加条件」按钮。点击「添加条件」后，会在对话框中增加一行排序条件设置。我们可以在这一行中设置次要关键字，比如选择“入职时间”列，并设置相应的排序次序，如升序或者降序。通过添加多级排序条件，我们可以更精确地对数据进行排序，满足不同的数据分析需求。

⚠️ 三、注意事项

1. 数据透视表需二次操作

在使用 Excel 时，数据透视表是一种非常强大的数据汇总和分析工具。但在对数据透视表进行自定义排序时，需要注意一些特殊的操作。

当我们对普通的数据表格进行自定义排序时，按照前面介绍的步骤创建自定义序列并应用排序规则后，排序就会立即生效。然而，对于数据透视表，情况有所不同。即使我们已经设置了自定义序列，在数据透视表中还需要进行二次操作。

当我们在数据透视表中设置好自定义序列后，需要再次在数据透视表上点击鼠标右键，在弹出的右键菜单中选择「排序」，然后在子菜单中选择「升序/降序」。这一步操作的目的是让数据透视表识别并应用我们之前设置的自定义序列。这是因为数据透视表有其自身的排序机制，与普通的数据表格有所不同，所以需要额外的操作来确保自定义排序生效。

2. 避免数据错位

在进行排序操作时，我们还需要注意避免数据错位的问题。数据错位可能会导致数据的混乱，影响我们对数据的分析和使用。

首先，在排序前我们需要勾选「数据包含标题」选项。这个选项非常重要，它可以确保标题行不参与排序。在一个数据表格中，标题行是对每一列数据的说明，如果标题行参与排序，会导致标题与数据列不对应，从而使整个表格的数据失去了明确的标识。在「排序」对话框中，有一个「数据包含标题」的复选框，我们需要勾选这个复选框，以保证标题行在排序过程中保持不变。

其次，我们还需要选择「扩展选定区域」选项。当我们选中一个数据区域进行排序时，如果不选择「扩展选定区域」，Excel 可能只会对我们选中的某一列数据进行排序，而其他列的数据不会跟随排序，这样就会导致列与列之间的数据错位。选择「扩展选定区域」后，Excel 会将我们选中的数据区域作为一个整体进行排序，确保每一列的数据都能正确地跟随排序，避免了数据错位的问题。

3. 批量处理技巧

当我们需要自定义的项目较多时，比如有 100 个姓名需要按照特定顺序排序，直接在 Excel 的「输入序列」框中输入可能会比较麻烦，而且容易出错。这时候，我们可以采用一些批量处理技巧。

我们可以先将这 100 个姓名复制到 Word 中。Word 是一款功能强大的文字处理软件，它具有清除格式的功能。在 Word 中，我们可以通过「粘贴选项」中的「选择性粘贴」功能，选择「无格式文本」，将复制过来的姓名的格式清除掉。这样做的目的是避免将一些不必要的格式信息带入到 Excel 的自定义序列中，保证序列的纯净性。

清除格式后，我们再将这些姓名复制到 Excel 的「输入序列」框中。由于姓名已经没有了格式干扰，在 Excel 中可以更顺利地识别和处理这些数据，从而快速地完成自定义序列的创建。这种批量处理技巧可以大大提高我们的工作效率，减少出错的概率。

💡 示例场景

为了让大家更直观地理解如何在 Excel 中实现自定义排序，下面我们来看一个具体的示例场景。

目标

我们的目标是将“部门”列按顺序「财务部,技术部,销售部」排序。在一个企业的员工信息表格中，可能包含了多个部门的员工信息，我们希望按照“财务部,技术部,销售部”这样的顺序对员工所在的部门进行排序，以便更清晰地查看不同部门的员工分布情况。

步骤

首先，我们需要创建序列。打开自定义序列设置，在「输入序列」框中输入

，然后点击「添加」按钮，将这个序列添加到 Excel 的自定义序列列表中，最后点击「确定」保存序列。

接下来，我们选中包含员工信息的数据区域，确保包含标题行。然后通过「数据」选项卡中的「排序」按钮或者右键菜单中的「自定义排序」打开「排序」对话框。在「排序」对话框中，设置「主要关键字」为“部门”，表示我们要根据“部门”列进行排序。在「次序」中选择「自定义序列」，然后在自定义序列列表中选中我们刚刚创建的「财务部,技术部,销售部」序列，最后点击「确定」按钮。

经过以上操作，Excel 就会按照我们自定义的顺序对“部门”列的数据进行排序。在排序后的表格中，我们可以清晰地看到员工按照“财务部,技术部,销售部”的顺序排列，这样更便于我们对不同部门的员工信息进行分析和管理。

通过以上步骤，我们可以在 Excel 中实现任意个性化排序，无论是职务层级、产品类别还是月份缩写等。而且，如果我们后续需要调整序列顺序，只需要重新编辑自定义列表即可。重新编辑自定义列表后，Excel 会全局生效，所有基于该自定义序列的排序都会按照新的顺序进行调整。这样，我们就可以灵活地根据不同的需求对数据进行排序，提高数据处理和分析的效率。

综上所述，在 Excel 中通过创建自定义序列实现自定义排序是一项非常实用的功能，它可以帮助我们更好地处理和分析多样化的数据。只要我们掌握了上述的步骤和注意事项，就可以轻松应对各种复杂的数据排序需求

版权声明：本文内容由网络用户投稿，版权归原作者所有，本站不拥有其著作权，亦不承担相应法律责任。如果您发现本站中有涉嫌抄袭或描述失实的内容，请联系我们jiasou666@gmail.com 处理，核实后本网站将在24小时内删除侵权内容。