《想优化供应链？供应商备案表管理制度你了解吗？》

供应商备案表管理制度是一种企业对供应商进行管理的规范体系。它主要包括以下几个方面：
1. **供应商信息收集**：企业会要求供应商提供详细的信息，如公司基本情况（规模、经营范围等）、联系方式、产品或服务的种类及质量标准等，然后整理到备案表中。这样做的好处是方便企业全面了解供应商，就像我们交朋友得先知道对方的基本情况一样。
2. **资质审核**：企业会审核供应商的资质，例如营业执照是否合法有效、生产许可证等相关证件是否齐全。这一步就像给供应商做一个资格审查，确保他们有能力提供符合要求的产品或服务。
3. **供货能力评估**：从供应商的生产设备、人员配备、物流配送等方面评估其供货能力，保证能够按时、按量供应货物或提供服务。
4. **质量管控**：记录供应商产品或服务的质量情况，如果出现质量问题，可以及时追溯并采取措施。
5. **合作绩效评估**：定期对供应商的表现进行评估，包括交货及时性、产品质量稳定性、售后服务等方面。表现好的供应商可能会得到更多的合作机会，表现差的可能会被淘汰。
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供应商备案表管理制度对企业有着多方面的重要性：
1. **风险控制方面**：
- 通过对供应商资质的严格审核，可以避免与不良供应商合作，降低法律风险，比如防止与没有合法经营资质的供应商签订合同。
- 在供货能力评估过程中，如果发现供应商存在潜在的供货不足风险，企业可以提前寻找替代供应商，减少因缺货导致的生产中断等风险。
2. **成本节约方面**：
- 准确的供应商信息收集有助于企业比较不同供应商的价格和服务，从而选择性价比最高的供应商，降低采购成本。
- 长期稳定的优质供应商关系，由于双方合作默契，可能会带来一些优惠政策或者更灵活的付款条件等，间接节约成本。
3. **质量保障方面**：
- 质量管控环节能确保进入企业生产流程的原材料或服务都是符合质量标准的，提高最终产品或服务的质量，减少因质量问题导致的返工、客户投诉等损失。
- 持续的合作绩效评估促使供应商不断提升自身质量水平，形成良性循环。
4. **企业形象塑造方面**：
- 使用合格的供应商产品或服务有助于企业打造良好的品牌形象，因为产品质量往往与供应商提供的原材料或服务质量息息相关。
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制定有效的供应商备案表管理制度可以按以下步骤进行：
1. **明确目标与范围**：
- 确定制度的目的是什么，是单纯控制成本，还是更注重质量提升等。同时，界定哪些供应商需要纳入这个制度管理，是所有的供应商还是仅关键物料的供应商。
2. **组建团队**：
- 召集采购部门、质量部门、法务部门等相关人员组成工作小组。采购部门熟悉供应商的基本情况和市场行情，质量部门能把控质量要求，法务部门确保各项条款合法合规。
3. **设计备案表内容**：
- 基本信息板块：包括供应商名称、地址、联系方式、企业性质等。
- 资质证书板块：如营业执照、生产许可证、行业相关认证等，并规定有效期限的审查。
- 产品或服务信息板块：详细描述提供的产品或服务种类、规格、质量标准等。
- 供货能力板块：涵盖生产能力、库存水平、物流配送能力等评估指标。
- 价格与成本板块：记录历史价格数据、价格波动因素、成本结构等。
- 合作历史板块：以往的交货期、质量问题、售后服务等情况。
4. **建立审核流程**：
- 初次审核：新供应商提交备案表后，各部门按照职责分别审核相关内容，如采购审核价格和基本商务条款，质量审核产品质量相关内容。
- 定期复审：设定一定的周期（如每年一次）对供应商进行重新审核，确保其仍然满足企业的要求。
5. **制定评估标准**：
- 根据企业需求，设定不同方面的权重。例如，质量占40%、价格占30%、交货期占20%、售后服务占10%等，综合评估供应商的绩效。
6. **持续改进机制**：
- 根据实际执行情况，定期回顾制度的有效性，对不合理的地方进行调整优化。
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供应商备案表管理制度通过以下方式保障供应商的质量：
1. **初始筛选阶段**：
- 在供应商备案时，要求提供详细的产品或服务质量标准文档，如生产工艺、质量检测流程等。只有符合企业设定的基本质量门槛的供应商才有机会进入后续流程。这就像是一场初赛，首先把质量不过关的淘汰掉。
2. **资质审核中的质量关联**：
- 审核供应商的相关资质证书，例如质量管理体系认证（ISO9001等）。拥有这些认证的供应商通常在质量管控方面有较为成熟的体系，能在一定程度上保证产品或服务的质量。
3. **样品测试与评估**：
- 要求供应商提供样品，企业按照自己的质量标准进行严格测试。如果样品不合格，供应商需要整改后重新提供，直到达到要求为止。
4. **供货过程中的质量监控**：
- 备案表中有质量跟踪记录板块，每次供货都会记录质量检验结果。如果出现多次质量波动或者不合格情况，企业会采取警告、减少订单量直至终止合作等措施。
5. **合作绩效评估中的质量比重**：
- 在对供应商的整体绩效评估中，质量指标占有相当大的比重。例如，如果质量得分低于一定分数，供应商将面临整改要求或者失去合作机会。这样促使供应商始终重视产品或服务的质量。
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