《档案管理业务开展：你知道该怎么做吗？》

开展档案管理业务主要有以下几个关键步骤：
一、规划与筹备阶段
1. 需求评估：首先要明确企业的档案类型（如人事档案、财务档案、项目文档等）、数量规模以及使用频率等情况，就像清点自己的家底一样，这样才能知道管理的重点在哪。
2. 制定制度：建立档案管理制度，包括档案的收集范围、整理标准、保管期限、借阅流程等规定。这就好比给档案管理立规矩，大家都得按照这个来办事。
3. 资源准备：准备存放档案的空间（如档案室或档案柜）、设备（如电脑、打印机、扫描仪等）以及档案管理软件（如果有的话）。
二、档案收集阶段
1. 确定来源：明确各类档案的来源部门或人员，主动沟通协调，确保档案能够按时、完整地移交过来。
2. 检查完整性：收到档案时，要检查档案的完整性，比如文件是否齐全、有无签字盖章等。
三、档案整理阶段
1. 分类：按照预先设定的分类方案，将档案进行分类，例如按年度、部门或者项目等分类，方便查找和管理。
2. 编号：为每份档案或每个档案盒编制唯一的编号，便于识别。
3. 编目：制作档案目录，详细记录档案的名称、编号、日期、来源等信息，如同给档案做一个索引。
四、档案保管阶段
1. 安全存储：将档案存放在适宜的环境中，控制温湿度，防止火灾、水淹、虫害等灾害。
2. 定期检查：定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、丢失等情况。
五、档案利用阶段
1. 借阅管理：建立借阅登记制度，记录借阅人、借阅时间、归还时间等信息，保证档案的正常流转。
2. 提供查询服务：根据用户的需求，快速准确地提供档案查询服务。
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对于小公司开展档案管理业务，可以从以下几个方面入手：
一、简化流程与制度
1. 结合实际：由于小公司规模小，业务相对简单，所以不需要过于复杂的档案管理流程和制度。比如，只针对重要的合同、财务票据、客户资料等进行重点管理。
2. 灵活调整：可以根据公司的发展情况，灵活调整档案管理的规则，不必拘泥于大型企业那种严格的框架。
二、利用现有资源
1. 办公空间：充分利用现有的办公空间来存放档案，如办公室的文件柜，不需要专门开辟很大的档案室。
2. 办公用品：现有的电脑、打印机等办公用品可以满足基本的档案管理需求，如记录档案目录等。
三、人工管理为主
1. 专人负责：指定一个相对细心、有责任心的员工来负责档案管理工作，不需要专门设立一个团队。
2. 简单培训：对负责档案管理的员工进行简单的培训，让其了解基本的档案整理、分类和保管知识。
四、逐步数字化
1. 先易后难：可以先从一些容易数字化的档案入手，如电子文档，逐步将纸质档案转化为电子档案，这样既节省成本又方便管理。
2. 免费工具：利用一些免费的办公软件来辅助档案管理，如使用Excel来制作简单的档案目录。
不过，如果您发现随着公司的发展，这些简单的方法越来越难以满足需求时，可以考虑预约我们的演示，看看更专业的档案管理方案是否适合您的小公司。

作为新入职的档案管理员，开展档案管理业务可以按以下步骤进行：
一、熟悉环境与资源
1. 了解公司架构：弄清楚公司有哪些部门，各个部门产生什么样的档案，这有助于明确档案的来源和归属。
2. 查看现有设施：查看公司现有的档案存放设施，如档案柜、档案室的布局，以及是否有相关的设备和软件。
3. 找出已有制度：找到公司之前制定的档案管理制度，虽然可能不完善，但也是一个参考依据。
二、盘点现有档案
1. 全面清查：对现有的档案进行全面清查，统计档案的数量、种类、年代等信息，就像清查仓库库存一样。
2. 评估状况：查看档案的保存状况，是否有损坏、缺失或者混乱的情况。
三、重新梳理制度（如有必要）
1. 对比差距：将现有制度与标准的档案管理要求进行对比，找出差距和不足之处。
2. 提出建议：根据公司的实际情况，向领导提出完善档案管理制度的建议，例如补充档案收集的范围、优化借阅流程等。
四、着手整理档案
1. 分类规划：根据公司业务特点，重新规划档案的分类方式，使档案分类更加科学合理。
2. 逐一整理：按照新的分类标准，对档案进行逐一整理，编号、编目等操作。
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开展档案管理业务需要用到以下几类工具：
一、硬件设备
1. 档案柜：用于存放纸质档案，有不同的规格和材质可供选择，如铁皮档案柜比较耐用，木质档案柜相对美观。
2. 档案室设施：如果有专门的档案室，需要温湿度调节设备（如空调、除湿机）来保证档案保存环境的适宜，还有防火（灭火器、灭火系统）、防虫（防虫药、防虫网）等设备。
3. 办公设备：电脑是必不可少的，用于记录档案信息、制作电子目录等；打印机用于打印档案相关的表单、标签等；扫描仪可以将纸质档案转化为电子档案。
二、软件工具
1. 办公软件：像Microsoft Office中的Excel可以用来制作简单的档案目录、登记表等；Word可以用于编写档案管理的相关制度、说明等文档。
2. 档案管理软件：专业的档案管理软件功能更强大，例如可以实现档案的数字化管理、借阅审批自动化、全文检索等功能。
3. 云存储服务：如百度网盘、腾讯微云等，可以作为备份档案的一种手段，防止本地数据丢失。
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