如何加强合同管理成本：全流程成本控制策略

要降低合同管理中的人力成本，可以从以下几个方面入手：

• 流程自动化：引入合同管理软件，实现合同起草、审批、签署等流程的自动化。这样可以减少人工干预，提高效率。例如，软件可以自动根据模板生成合同草案，员工只需填写关键信息，大大节省了起草时间。
• 集中存储与检索：建立一个集中的合同存储库，方便员工快速检索合同。这样就不需要花费大量时间在查找合同上。比如，通过关键词搜索，就能立刻找到需要的合同。
• 培训提升效率：对负责合同管理的人员进行专业培训，使他们能够更高效地处理合同事务。如学习如何快速识别合同风险点，避免不必要的反复审查。

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控制合同管理的法务成本可采用以下方法：

• 分级审查制度：根据合同的金额、风险程度等因素建立分级审查制度。低风险、小额合同可以由经过一定培训的非法务人员进行初步审查，只有高风险或大额合同才交由资深法务审核，这样可以合理分配法务资源。
• 模板优化：制定完善且标准的合同模板。对于常见的合同类型，有了规范的模板可以减少法务在条款审核上的工作量。例如，销售合同、采购合同等都有统一模板，并且定期更新模板以适应法律法规的变化。
• 外部资源利用：考虑将一些非核心的法务工作外包给性价比高的法律服务商。比如，一些简单的合同起草或者背景调查工作。

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要减少合同管理中的纸张及存储成本，可以这么做：

• 电子合同推广：大力推广电子合同的使用。电子合同不仅环保，而且可以节省纸张成本和打印设备的消耗。现在很多电子签名技术已经非常成熟，具有法律效力。
• 云存储：将合同存储在云端，相比于实体存储室，云存储成本低且便于管理。同时，云存储可以设置权限，保证合同的安全性和保密性。
• 数字化清理：对一些历史悠久且没有太大价值保留纸质版的合同进行数字化扫描后，销毁纸质版本。这样既能节省存储空间，又能在需要时通过电子档案查阅。

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