档案管理章子种类有哪些？全方位解读

田沐霖

2025-03-28 01:51:37

阅读9分钟

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档案管理工作中章子种类繁多且各有意义。想知道都有哪些章子种类吗？从具有法定权威性的公章，到财务、合同、人事等专用章，再到私章包括个人名章和法人私章，还有现代的电子印章以及特殊的骑缝章等。它们在档案管理的各个环节如确认文件来源、保障文件真实性等有着不可替代的作用，快来深入了解一下吧。

用户关注问题

档案管理章子都有哪几种类型？

比如说我现在在负责单位的档案管理工作，整理档案的时候发现需要盖章子，但是我不太清楚档案管理章子有哪些种类呢？这可把我难住了。

档案管理章子常见的类型有以下几种：
一、公章：
1. 这是代表单位整体意志的章子，具有最高的权威性。在重要的档案文件，如单位的章程、重大合同协议等与整个单位相关的档案上会使用。
2. 它的使用通常需要严格的审批流程，因为涉及到单位的重大事务。
二、合同专用章：
1. 专门用于签订各类合同的章子。在与外部合作方签订合同时，只要是涉及到商务往来、服务提供等合同类的档案文件都会用到。
2. 使用时要确保合同内容经过相关部门审核，防止因合同条款出现问题而带来风险。
三、财务专用章：
1. 在财务相关的档案文件上使用，比如财务报表、票据、资金往来的凭证等。
2. 这个章子的管理一般由财务部门负责，并且使用过程中有严格的登记制度，以保证财务信息的准确性和安全性。
四、人事专用章：
1. 主要用于人事档案相关的文件，像员工的录用通知、离职证明、职称评定文件等。
2. 它有助于规范人事管理流程，明确员工的人事状态。
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档案管理中的章子分类依据是什么？

我在学习档案管理知识，看到章子有好多不同的种类，就很纳闷，这些章子是根据什么来分类的呀？就像我在整理不同类型的档案时，发现章子好像不是随便盖的，肯定有啥规律吧。

档案管理中的章子分类依据主要有以下几个方面：
一、按功能用途：
1. 如前面提到的公章用于整体事务，合同专用章用于合同签订，财务专用章用于财务事务，人事专用章用于人事相关事宜。这种依据功能的分类有助于明确每个章子的使用范围，避免滥用。
二、按使用权限：
1. 公章的使用权限往往集中在高层管理人员或者经过特定授权的人员手中，因为它代表着单位的最高权力。
2. 而合同专用章可能由业务部门负责人和法务部门共同监管使用，财务专用章则由财务人员按照财务规定使用，人事专用章由人事部门掌控。这样的权限划分可以保证章子使用的规范性和安全性。
三、按管理部门：
1. 财务专用章由财务部门管理，人事专用章由人事部门管理等。不同部门负责各自相关的章子，有利于提高管理效率和责任明确。
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在档案管理里，哪种章子使用频率最高？

我刚接手档案管理工作，看到有好多章子，我就想知道，在日常的档案管理工作中，哪种章子会经常被用到呢？就好比每天整理档案的时候，哪个章子总是要拿出来盖的？

在档案管理中，不同章子的使用频率因单位性质和业务类型而异。
一、如果是业务往来频繁的企业：
1. 合同专用章可能使用频率较高。因为企业经常与合作伙伴签订各种商业合同，每次签订合同都需要盖上合同专用章。
2. 财务专用章也比较常用，因为财务收支频繁，相关的票据、报表等档案文件都需要盖章。
二、对于人员流动较大的单位：
1. 人事专用章的使用频率会增加。像员工的入职、离职、调岗等人事变动频繁，对应的人事档案文件就需要不断盖章。
2. 公章虽然权威性高，但使用相对谨慎，不会像合同专用章或人事专用章那样频繁使用在日常业务档案中，不过在一些重要的公司决策、规章制度等档案上会用到。
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