档案管理安全措施有哪些？全面解读档案管理安全保障要点

常见的档案管理安全措施如下：

• 物理安全方面：
  • 档案存储的场所要具备防火、防水、防潮、防虫、防盗等功能。例如，安装烟雾报警器、灭火设备以防火灾；保证档案室通风良好避免受潮发霉影响档案保存。
  • 对档案室进行严格的出入控制，仅允许授权人员进入。比如采用门禁系统，记录人员进出时间和身份信息。
• 数据安全方面（如果是电子档案）：
  • 定期备份档案数据，并且将备份存储在异地，以防止本地灾难导致数据全部丢失。例如可以每天定时备份到云端或者外部硬盘，并将外部硬盘存放在其他安全的地点。
  • 设置严格的访问权限，不同级别的人员只能访问相应权限内的档案内容。如普通员工只能查看公共的档案资料，而管理层可以查看更多机密性档案。
  • 使用加密技术对档案进行加密存储和传输，确保档案内容在各个环节的安全性。
• 人员管理方面：
  • 对档案管理人员进行安全培训，提高他们的安全意识和操作规范。例如培训他们如何正确处理档案借阅、归还等流程，防止档案损坏或丢失。
  • 建立完善的档案管理制度，明确规定档案管理的各个流程和责任，做到出现问题能及时追溯到人。

为防止档案信息泄露，可采取以下安全措施：

• 访问控制层面：
  • 实施强身份认证机制，如密码 + 动态验证码或者指纹识别等方式，确保只有授权人员能够登录档案管理系统。例如员工登录公司内部的档案管理平台时，除了输入正确密码外，还需要输入手机接收到的动态验证码才能进入。
  • 按照最小权限原则分配用户权限，员工只能获取工作所需的最少信息。比如市场部门员工只能访问与市场业务相关的档案，而无权查看财务类机密档案。
• 技术防范层面：
  • 采用先进的加密技术对档案信息进行加密，无论是存储状态还是传输过程中。像AES（高级加密标准）等加密算法可以有效保护档案内容，即使数据被窃取，没有解密密钥也无法获取信息。
  • 部署入侵检测系统（IDS）和防火墙，IDS可以实时监测是否有非法入侵尝试，防火墙则阻止外部未授权的访问。当检测到可疑行为时，及时发出警报通知管理员。
• 制度与监管层面：
  • 建立严格的保密制度，明确规定档案信息泄露的处罚措施，从制度上约束员工的行为。如一旦发现故意泄露档案信息的员工，予以辞退并追究法律责任。
  • 定期进行安全审计，检查档案管理系统的访问日志等信息，查看是否存在异常的访问行为。例如每月对档案管理系统的所有操作记录进行审查，查看是否有未经授权的访问或者异常的大量数据下载行为。

小型企业可以采用以下档案管理安全措施：

• 基础物理安全：
  • 利用简易的防火、防潮设备，比如在存放档案的柜子附近放置灭火器，使用除湿盒防止档案受潮。虽然不像大公司有专门的大型设备，但也能起到一定防护作用。
  • 将档案柜放置在相对安全的区域，限制无关人员接近。例如把档案柜放在办公区相对独立的角落，周围设置一些简单的隔断标识，提醒员工非档案管理人员不要靠近。
• 简化的数据安全：
  • 对于电子档案，可以使用免费或者低成本的云盘服务进行备份，但要注意选择正规可靠的云盘供应商。同时对重要的电子档案文件进行简单的密码加密。
  • 如果有内部的办公网络共享档案，设置简单的共享权限，区分不同部门和人员的访问级别。比如销售部门只能查看销售相关的档案文件夹，且只能读取不能修改。
• 人员管理方面：
• 由专人负责档案管理工作，即使是兼职也需要明确责任。对该人员进行基本的档案管理安全培训，例如告知其档案借阅登记的重要性，以及如何正确保管档案钥匙等。
• 制定简单的档案管理制度，明确档案的分类、借阅、归还等流程，确保档案管理有章可循。