《什么是兼职档案管理？你知道其中的门道吗？》

兼职档案管理就是非全职来负责公司或组织内档案相关工作的一种管理模式。

从工作内容来看：

• 首先要对各类档案资料进行收集，像公司日常办公产生的文件、合同等都要收集起来，不能遗漏重要文件。
• 然后是整理，按照一定的分类标准，比如日期、项目类型等把档案整理得井井有条，方便后续查找。例如，将同一年度的销售合同放在一起。
• 接着是保管，要确保档案存储的环境安全，防潮防火防虫等，要是纸质档案的话，可能还需要专门的档案柜。
• 还有检索利用方面，当公司内部人员需要查询某个档案时，能够快速准确地找到并提供。

这种兼职模式适合规模较小、档案数量不是特别庞大的企业，可以节省人力成本。如果您的企业也想尝试高效的档案管理模式，可以考虑我们的档案管理系统，欢迎免费注册试用哦。

兼职档案管理工作任务不少呢。

一、档案的前期处理：

• 文件甄别，确定哪些文件需要归档保存，比如一份会议记录如果有决策性内容就需要归档，而一些临时性通知可能不需要。
• 编号登记，给每个需要归档的文件编上独特的编号，并且做好详细登记，就像图书馆给每本书编号一样。

二、中期的档案维护：

• 定期检查档案的完整性，看看有没有文件缺失或者损坏。例如每个季度检查一次合同档案是否完整。
• 更新档案目录，随着新文件的加入或者旧文件的调整，及时更新目录信息。

三、后期的档案利用：

• 根据规定为需要查阅档案的人员办理借阅手续，记录好谁借了什么档案、什么时候借的等信息。
• 对归还的档案进行检查，确保没有损坏或者丢失内容等情况。
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兼职档案管理员需要以下几种技能：

1. 组织能力：

• 能够合理规划档案存放空间，就像整理家里的杂物一样，把不同类型的档案放在合适的位置，这样在需要的时候才能迅速找到。
• 可以制定有效的档案整理计划，例如多久进行一次大规模整理等。

2. 细心程度：

• 档案管理工作容不得一点马虎，哪怕一个数字或者一个字的错误都可能导致后续查找困难或者理解偏差。比如在抄写档案编号的时候一定要准确无误。

3. 基本的电脑操作技能：

• 现在很多档案都有电子版本，需要会使用办公软件来编辑档案目录、录入档案信息等。例如熟练运用Excel制作档案清单。

4. 保密意识：

• 档案里可能包含公司机密内容，所以必须严格遵守保密规定，不泄露任何档案内容。

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