总务供应商管理计划书：构建完善的供应商管理体系

总务供应商管理计划书通常包含以下几方面内容：

• 供应商评估与选择：这部分会确定评估供应商的标准，例如产品质量、价格、交货期、服务水平等。比如对于办公用品供应商，质量得过关，不能老是出故障的笔或者易卡纸的打印机耗材。价格也要合理，要是比市场平均价高太多肯定不行。交货期要准时，不然办公物资供应不上会影响工作效率。
• 合同管理：明确与供应商签订的合同条款，包括采购量、价格调整机制、付款方式等。就像是跟清洁服务供应商签合同，规定好每周清洁几次，费用怎么算，如果需要增加清洁次数费用怎么调整等。
• 绩效管理：设定衡量供应商绩效的指标，如按时交货率、产品合格率等，并定期评估。拿印刷品供应商来说，如果经常印错东西，那它的产品合格率就低，就得采取措施改进或者考虑更换。
• 风险管理：识别可能存在的风险，如供应商突然倒闭、原材料价格大幅波动影响供应价格等，并制定应对策略。要是纸张供应商所在地区发生自然灾害可能影响供应，就要提前找好备用供应商。

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制定有效的总务供应商管理计划书可以按以下步骤进行：

1. 需求分析：首先明确公司总务部门的需求。例如，先盘点公司日常需要的物资（办公用品、设备维修零件等）以及服务（清洁、安保等），然后确定每个项目的需求量、质量要求、预算等。就像一家小公司可能只需要少量的打印纸，对质量要求中等，预算也有限，那就要根据这些情况来规划供应商管理。
2. 市场调研：了解市场上相关供应商的情况。可以通过网络搜索、行业展会、同行推荐等方式收集供应商信息。比如找办公家具供应商，可以去一些办公家具展销会看看，也可以问问其他类似规模企业用的是哪家。同时，还要对比不同供应商的优势和劣势，这时候可以用SWOT分析。比如供应商A价格便宜但交货期不太稳定（劣势），不过它的产品种类丰富（优势）；供应商B价格稍高但服务超棒（优势），可是生产能力有限（劣势）。
3. 建立评估体系：根据需求和市场调研结果，建立供应商评估体系。包括定量指标（如价格、交货期等）和定性指标（如企业信誉、环保措施等）。例如，设定价格占评估权重的30%，交货期占20%，企业信誉占15%等。
4. 制定管理流程：明确从供应商选择、合作到考核的一系列流程。在选择时按照评估体系筛选；合作过程中定期沟通、监控绩效；考核不合格要有相应的改进或淘汰机制。比如每季度对供应商进行一次绩效评估，连续两次不合格就警告，三次不合格就终止合作。
5. 持续改进：根据实际执行情况不断优化计划书。如果发现某个供应商虽然价格高一点，但是产品创新能力强能给公司带来新的价值，那就可以调整评估体系中的权重。

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在总务供应商管理计划书中，供应商分类管理非常重要。

从优势方面来看：

• 资源分配更合理：将供应商分类后，对于关键供应商（如提供核心设备的供应商）可以投入更多的资源进行管理，如定期实地考察、深度合作研发等。而对于一般性的办公用品供应商，就可以采用相对简单的管理方式，这样可以节省人力、物力等资源。
• 风险管理更精准：不同类型的供应商面临的风险不一样。例如，原材料供应商可能受到原材料价格波动影响较大，服务型供应商可能受人员流动影响较大。分类后能针对不同类型的风险制定更精准的应对策略。比如对原材料供应商可以签订价格波动保护条款的合同；对服务型供应商可以要求提供员工培训计划保证服务稳定性。
• 提升合作效益：根据供应商的类别（如创新型供应商、成本领先型供应商等），可以更好地挖掘合作潜力。例如和创新型供应商合作开展新项目，利用成本领先型供应商降低采购成本。

从劣势方面看，可能在初期分类时需要花费一定的时间和精力去研究和定义分类标准，但相比其带来的长期效益，这点付出是值得的。所以，在总务供应商管理计划书中进行供应商分类管理是很有必要的。如果您想进一步学习如何进行供应商分类管理，不妨点击免费注册试用我们的供应商管理课程。