如何做好统计月度审批管理？关键步骤与要点解析

以下是制定有效月度审批管理统计方案的一些步骤：
一、明确目标与需求
1. 首先要清楚为什么要做月度审批管理统计，是为了提高效率、控制成本，还是其他目的。例如，如果是为了提高效率，那就要关注审批流程的时长等数据。
2. 确定需要统计哪些方面的数据，像审批的数量、不同类型审批的占比、审批人员的工作量等。
二、确定数据来源
1. 找出数据从哪里来，是审批系统直接导出，还是人工收集。如果有电子审批系统，优先利用系统数据，这样更准确且高效。
2. 确保数据来源的可靠性，避免因为数据错误导致统计结果不准确。
三、选择合适的统计方法
1. 根据数据特点，可以采用描述性统计，如计算平均值、中位数等，来了解审批的一般情况。
2. 如果想深入分析审批流程中的关系，可以考虑相关性分析等统计方法。
四、建立统计模板
1. 使用Excel或者专业的统计软件创建模板，将数据按照一定的结构进行整理。
2. 在模板中设置好公式，方便自动计算相关统计指标。
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要在月度审批管理统计中保证数据准确性，可以从以下几个方面入手：
一、数据采集环节
1. 若数据由人工录入，要对录入人员进行培训，使其清楚数据的定义和录入规范。比如审批金额的小数点位数要求等。
2. 对于从系统获取的数据，要定期检查系统接口是否正常，数据传输是否完整。
二、数据审核过程
1. 建立初步的数据审核机制，由专人对采集到的数据进行初步筛查，查看是否存在明显的逻辑错误，例如审批日期早于申请日期这种情况。
2. 采用交叉核对的方法，如果有多个数据源，可以相互对比验证数据的准确性。
三、数据处理阶段
1. 在进行数据汇总、计算等操作时，要确保使用正确的算法和公式。
2. 对处理后的数据进行再次抽检，看是否符合预期的结果。
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通过月度审批管理统计优化审批流程可以这样做：
一、识别瓶颈环节
1. 查看月度统计数据中的审批时长分布，找出哪些审批类型或者环节花费时间最长。例如，从申请提交到第一个审批人开始审批之间的时间过长，可能说明通知环节有问题。
2. 分析审批通过率低的项目，看是因为资料不齐全还是审批标准不清晰导致的。
二、评估人员效率
1. 根据统计数据计算每个审批人员的平均审批量、平均审批时长等指标。如果某个审批人员的速度远低于其他人，可能需要对其进行培训或者重新分配工作。
2. 查看审批人员的审批驳回率，如果过高，可能需要统一审批标准。
三、调整流程并持续监测
1. 针对发现的问题对审批流程进行调整，比如简化不必要的审批环节或者优化通知机制。
2. 在调整后继续进行月度审批管理统计，观察各项指标是否有改善。
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月度审批管理统计中需要关注以下关键指标：
一、审批量相关指标
1. 总审批量：这反映了一个月内整个审批工作的规模。
2. 不同类型审批的数量：有助于了解各类业务的审批需求情况，例如采购审批、请假审批等各自的数量。
二、审批时效指标
1. 平均审批时长：计算从申请提交到最终审批通过的平均时间，这能体现审批流程的整体效率。
2. 各环节审批时长：明确哪个环节耗费时间最多，以便针对性优化。
三、审批结果指标
1. 审批通过率：即批准的申请数量占总申请数量的比例，低通过率可能意味着审批标准过于严格或者申请材料准备不足。
2. 驳回率：与通过率相对应，高驳回率也需要分析背后的原因。
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