档案管理是什么？企业数字化升级必备的3大核心要素解析

档案管理是通过系统化方法对文件进行收集、分类、存储和检索的过程，不仅是整理，更是确保信息高效利用和合规保存。企业需要它的原因包括：

1. 效率提升：快速定位文件，减少时间浪费；
2. 风险控制：避免合同丢失或过期带来的法律纠纷；
3. 合规需求：满足行业监管要求（如财务审计）。

以SWOT分析来看：

• 优势（S）：降低运营成本，提升决策依据；
• 劣势（W）：初期投入时间和人力；
• 机会（O）：数字化转型后实现远程协作；
• 威胁（T）：信息泄露风险需通过权限管理规避。

传统与数字化档案管理对比可通过象限分析决策：

建议分三步走：

1. 短期：先用免费工具（如钉钉云盘）做基础分类；
2. 中期：按业务模块采购专业系统（如合同模块优先）；
3. 长期：集成到ERP实现全流程管理。

选择档案管理系统需关注四大核心功能：

1. 分类标签化：支持自定义字段（如客户行业、合同金额）；
2. 权限分级：确保销售只能查看自己的客户资料；
3. 到期提醒：自动预警合同续签时间；
4. 多端同步：PC/手机实时更新。

通过成本-价值矩阵筛选：

• 高价值低成本：基础版SaaS（年费＜5000元）；
• 高价值高成本：定制开发（适合大型企业）；
• 低价值功能（如AI识别）：初期可舍弃。