档案管理都要做些什么？涵盖从前期到存储保管的全方位工作

档案管理的基本流程主要包括以下几个方面：

1. 档案收集：这是档案管理的起点。要确定档案的来源，例如企业内部各部门产生的文件、合同等，将这些分散的文件资料集中起来。比如一家制造企业，生产部门的工艺文件、销售部门的订单合同等都是需要收集的对象。
2. 档案整理：对收集来的档案进行分类、编号、排序等操作。按照不同的类别，如人事档案可按员工姓名首字母排序；财务档案按年份和类型分类。这样方便后续查找。
3. 档案保管：为档案提供适宜的存储环境，防潮、防火、防虫蛀等。像一些重要的纸质档案可能需要专门的档案室，配备恒温恒湿设备。同时还要确保档案存放的安全性，防止未经授权的访问。
4. 档案检索：建立有效的检索系统，无论是纸质档案的索引还是电子档案的数据库搜索功能。当需要查找某份档案时，能够快速定位到它的位置。例如在一个大型企业中，通过输入合同编号就能找到对应的合同档案。
5. 档案利用：发挥档案的价值，为企业的决策、运营等提供参考依据。比如企业制定新的营销策略时，可以参考过往的成功案例档案。如果您想深入了解更高效的档案管理流程，欢迎免费注册试用我们的档案管理系统哦。

确保档案安全性可以从以下几个关键措施入手：

• 物理安全方面：
  • 对于纸质档案，要有专门的档案库房，库房的选址要远离容易发生自然灾害（如水灾、火灾）的区域。库房的建筑结构要坚固，具备防火、防盗、防潮、防虫、防尘等功能。例如设置防火墙、安装防盗门、配备除湿机和防虫药等。
  • 对于电子档案，存储设备所在的数据中心也要有严格的物理安保措施，如门禁系统、监控设备等，限制无关人员进入。
• 权限管理方面：
  • 无论是纸质还是电子档案，都要建立严格的权限体系。明确哪些人员可以访问、修改、删除档案。例如在企业中，普通员工可能只能查看与自己工作相关的部分档案，而高层管理人员才有更高的权限。
  • 对于电子档案系统，采用身份验证技术，如用户名和密码、指纹识别、面部识别等多因素认证。
• 备份策略方面：
  • 纸质档案可以制作副本，分别存放在不同的地点，以防止单一库房出现问题导致档案全部丢失。
  • 电子档案要定期进行备份，备份数据也要存储在异地的数据中心。并且要定期检查备份数据的完整性和可用性。如果您对档案安全管理感兴趣，欢迎预约演示我们专业的档案管理方案。

电子档案管理与纸质档案管理相比，确实有其特殊之处：

• 存储介质方面：

  纸质档案存储在纸张上，而电子档案存储于硬盘、磁带、光盘等数字存储介质。这些介质需要特定的设备读取，并且存储容量和寿命有限，需要定期更新存储设备或迁移数据。例如，硬盘可能会因为老化、故障而丢失数据，所以要及时备份到新的硬盘上。

• 技术依赖方面：

  电子档案管理高度依赖信息技术。需要软件系统来实现档案的录入、分类、检索、共享等功能。同时，还需要考虑软件的兼容性、更新维护等问题。比如，随着操作系统的升级，档案管理软件可能需要相应的升级才能正常运行。

• 安全风险方面：

  除了面临和纸质档案类似的安全威胁（如信息泄露、篡改）之外，电子档案还面临网络攻击、病毒感染、数据丢失等独特风险。因此，需要采用加密技术、防火墙、防病毒软件等来保障安全。

• 共享与传播方面：

  电子档案便于共享和传播，可以通过网络在不同部门、甚至不同地区之间快速传递。但这也需要严格的权限控制，防止过度传播造成信息泄露。如果您想更好地掌握电子档案管理的技巧，快来免费注册试用我们的电子档案管理工具吧。