档案管理岗外包绩效考核：提升外包服务质量的关键

档案管理岗外包绩效考核的指标有很多。从工作成果角度来看：

• 档案归档的完整性，这是非常重要的一点，如果大量档案没有被正确归档，会影响后续查询利用，例如合同档案是否全部按年份、类别归档等。
• 档案数据录入的准确性，特别是对于一些电子档案系统，录入错误的数据可能导致信息检索失败，像人员档案中姓名、身份证号等关键信息。

从工作流程方面：

• 档案整理的及时性，比如规定每天或每周对新产生的档案进行整理，如果拖延可能导致档案堆积混乱。
• 档案借阅流程的规范性，是否按照公司规定的流程进行借阅登记、归还检查等操作。

此外，还可以考虑员工满意度，如果其他部门经常与档案管理外包团队打交道，他们的反馈也能作为绩效考核的一部分。如果您想深入了解如何更好地进行绩效考核，欢迎点击免费注册试用我们的档案管理绩效考核系统，它能帮助您更科学地管理外包团队。

要提高档案管理岗外包绩效考核的有效性，可以从以下几个方面入手。首先是明确目标（S - Strengths）：

• 与外包团队共同确定清晰、可衡量的目标，双方达成共识，避免模糊不清的考核标准。例如，明确规定档案遗失率不得超过一定比例。

其次是优化流程（W - Weaknesses）：

• 检查现有的考核流程是否过于繁琐或者存在漏洞。如果考核流程太复杂，会耗费过多人力且容易出错；如果有漏洞，则可能让外包团队钻空子。简化并完善考核流程，比如减少不必要的签字环节，增加抽查机制。

再者是加强沟通（O - Opportunities）：

• 保持与外包团队的密切沟通，定期召开会议，了解他们在工作中的困难和需求。这样既能及时发现问题，又能让外包团队感受到被关注，从而提高工作积极性。例如每月开一次沟通会，分享当月的档案管理情况。

最后是合理运用激励（T - Threats）：

• 建立合理的奖惩机制，对于表现优秀的外包人员给予奖励，如奖金、表彰等；对于表现差的进行惩罚，如警告、扣减费用等。通过这种方式激发外包团队的竞争力。

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当档案管理岗外包绩效考核不达标时，可以采取以下措施。第一步，深入分析原因（SWOT分析）：

• 如果是外包团队能力不足（Weaknesses），比如工作人员缺乏档案管理的专业知识和技能，那么可以考虑提供培训资源或者要求外包公司更换人员。
• 若是因为外部环境因素（Threats），例如遇到突发的自然灾害影响了档案管理工作，这种情况下可以适当调整考核指标或者给予一定的宽限期。
• 如果是管理流程出了问题（Weaknesses），例如档案流转环节过多导致效率低下，那就需要重新优化流程。

第二步，制定改进计划：

• 与外包团队共同制定详细的改进计划，明确改进的目标、时间节点和责任人。例如在一个月内将档案归档的准确率提高到95%以上，由外包团队的项目经理负责监督执行。

第三步，加强监督：

• 在改进期间，加强对档案管理工作的监督力度，增加检查的频率和深度。确保外包团队按照改进计划执行。

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