供应商合同签管理及流程：保障企业合作的关键

供应商合同签订管理的关键流程包括以下几个方面：

• **需求确定与供应商筛选**：首先明确公司对产品或服务的需求，然后寻找满足这些需求的潜在供应商。例如，如果需要采购办公用品，就要确定所需办公用品的种类、数量、质量标准等，再去寻找能提供这些用品且信誉良好的供应商。
  
• **合同条款谈判**：这是非常重要的一步。双方要就价格、交货期、质量保证、售后服务等条款进行商讨。以软件供应商合同为例，价格可能涉及软件购买费用、是否按使用人数收费等；交货期则是软件交付并安装调试完成的时间。谈判过程中要确保双方利益得到平衡。
  
• **合同草案拟定**：由一方或双方共同起草合同草案。合同内容应详细准确，涵盖所有协商好的条款，避免模糊不清的表述。
  
• **合同审核**：公司内部法律部门或专业人员要对合同草案进行审核，检查是否存在法律风险、条款是否合理等。同时，也要给供应商机会进行审核并反馈意见。
  
• **合同签署与存档**：审核无误后，双方代表签字盖章，使合同生效。之后要妥善存档合同，以便日后查阅和执行监督。
  

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要确保供应商合同签订流程的合规性，可以采取以下措施：

1. **遵循法律法规**：熟悉并遵守国家和地方关于商业合同的法律法规，如合同法等。这就像是开车要遵守交通规则一样，任何违背法律的合同条款都是无效的。
   
2. **内部政策遵循**：公司内部通常也有自己的采购政策、合同管理规定等，在签订供应商合同时必须严格遵守。比如，公司规定一定金额以上的合同需要经过多层审批，那就得照办。
   
3. **供应商资质审查**：在签订合同前，对供应商的营业执照、经营范围、经营资质等进行严格审查，确保其有资格参与合作。例如，如果是建筑工程供应商，就需要查看其建筑资质等级是否符合项目要求。
   
4. **合同条款审查**：由法务人员或专业人士仔细审查合同条款，确保不存在违法或不公平的条款，如不合理的免责条款等。
   
5. **签订过程记录**：完整记录合同签订过程中的各项活动，包括谈判记录、邮件往来、修改意见等，以备后续审计或查询。
   

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在供应商合同签订管理流程中，常见的风险如下：

• **法律风险**：
  
  • 合同条款违反法律法规，导致合同无效或产生纠纷时无法得到法律支持。例如，在劳动密集型产业的供应商合同中，如果约定的最低工资低于法定标准，就存在法律风险。
    
  • 合同中的知识产权条款不清晰，可能引发知识产权侵权纠纷。比如在软件开发供应商合同中，如果没有明确软件源代码的知识产权归属，后期可能会产生争议。
    
• **商业风险**：
  
  • 供应商的信用风险，如果供应商财务状况不佳或者信誉不好，可能无法按时履行合同义务，影响公司的正常运营。例如供应商破产导致无法供货。
    
  • 价格波动风险，特别是对于原材料等受市场影响较大的供应品。若合同中没有合适的价格调整机制，当市场价格大幅上涨或下跌时，可能对一方造成较大损失。
    
• **操作风险**：
  
  • 合同签订流程不规范，例如未经授权的人员签署合同或者合同文件缺失重要环节的签字盖章。
    
  • 合同管理不善，如合同丢失、未及时更新合同条款等情况。
    

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