档案托管外包管理办法：全面解析与深度指南

档案托管外包管理办法要点如下：
一、安全保障
1. 数据安全：确保外包方有严格的数据保护措施，防止档案信息泄露。例如采用加密技术存储数据。
2. 实体安全：对于纸质档案，要保证存放环境适宜，防火、防潮、防虫蛀等。
二、流程管理
1. 交接流程：明确档案移交的手续，包括清单核对、签字确认等环节。
2. 查阅流程：规定内部人员和外部人员查阅档案的不同程序。
三、服务质量监督
1. 定期评估：设定对外包方的定期评估机制，查看其是否按照约定提供服务。
2. 应急处理：建立应对突发情况（如自然灾害导致档案受损）的应急方案。
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制定档案托管外包管理办法可以按照以下步骤：
第一步：需求分析
1. 确定本单位档案类型、数量、重要程度等基本情况。
2. 明确对档案托管的特殊需求，比如某些机密档案的特殊管理要求。
第二步：调研市场
1. 考察不同外包供应商的能力、口碑等。
2. 了解同行业其他单位的档案托管外包管理办法实施情况。
第三步：确定框架
1. 安全管理框架：包括物理安全、信息安全等方面的条款。
2. 服务质量框架：如响应时间、准确性等要求。
第四步：细化条款
1. 在安全管理方面，详细规定档案保管场所的条件、安保措施等。
2. 服务质量方面，明确对档案整理、检索等操作的标准。
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档案托管外包的费用计算方式通常有以下几种：
一、按档案数量
1. 这种方式简单直观，适用于档案数量较为明确且稳定的情况。例如，每100份档案收取一定金额的费用。
2. 缺点是如果档案数量波动较大，可能会导致费用不稳定。
二、按托管年限
1. 以年为单位收取固定费用，对于预算规划比较方便。
2. 但如果档案数量在托管期间大幅增加或减少，可能会造成不公平。
三、综合计价
1. 综合考虑档案数量、存储类型（纸质/电子）、服务内容（如是否包含档案数字化）等因素。
2. 相对复杂，但能更准确地反映实际成本。
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