档案管理科目怎么分类？深入剖析档案分类之道

常见的档案管理科目分类方法有以下几种：

• 按来源分类：可分为内部档案（如公司内部产生的文件、报告等）和外部档案（如外来的函件、合作协议等）。这样分类有助于追溯档案的来源途径，方便查找与外部合作或内部事务相关的资料。
• 按时间分类：按照文件形成的时间顺序，如年度、季度、月份等进行划分。这对于查找特定时间段内的档案非常便捷，例如查看某一年度的财务报表或者业务发展记录。
• 按内容性质分类：例如人事档案、财务档案、项目档案等。这种分类能让使用者快速定位到所需类型的档案，像人力资源部门可以直接在人事档案类别下找到员工的相关资料。

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首先，要进行需求分析。了解企业的核心业务流程，例如生产型企业可能重点关注生产流程相关的档案，那就可以把生产计划、工艺流程等档案归为一类。

其次，考虑企业内部不同部门的职能需求。比如销售部门需要客户资料、销售合同等档案，可单独设立销售类档案科目。

然后，从企业发展战略角度出发，如果企业正在拓展新市场，那么与新市场调研、开发相关的档案应单独分类以便随时查阅参考。

还可以用SWOT分析来梳理。优势方面，企业独特的技术或产品相关档案突出管理；劣势上，针对需要改进的环节的档案集中归类以便改善；机会类档案（如新兴市场的信息）和威胁类档案（如竞争对手动态）分别整理。这样可以更好地满足企业在竞争环境下的需求。如果您想深入了解如何精准地根据企业需求分类档案，欢迎预约演示我们的定制化档案管理方案。

按照重要性分类档案管理科目时，可以采用以下步骤：

1. 确定关键指标：例如，对企业运营有决定性影响的、涉及法律法规遵循的、具有高价值知识产权的档案可视为重要档案。像公司章程、重大合同等属于此类。而一般性的办公通知等相对没那么重要。
2. 分级设定：可以设置为重要、较重要、一般重要等级别。重要档案给予特殊的保管措施，如加密存储、限制访问权限等。较重要档案正常保管但定期备份。一般重要档案进行常规管理。
3. 定期评估：企业的情况会随着时间变化，所以要定期重新评估档案的重要性。比如一个项目完成后，其相关档案的重要性可能从重要变为较重要。

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