工程项目部合同管理程序：从签订前到执行的全流程把控

工程项目部合同管理程序一般包括以下环节：
1. 合同的拟定与审核：
- 首先由相关人员根据工程需求起草合同，明确双方的权利义务、工程范围、工期、质量标准、付款方式等重要条款。
- 然后进行内部审核，法律、财务、技术等多部门参与，确保合同的合法性、合规性、合理性和可操作性。例如，财务部门要检查付款条款是否符合公司预算和财务规定，技术部门要确认工程技术要求是否合理可行。
2. 合同的签订：
- 在双方对合同条款达成一致后，安排正式的签订仪式或流程，确保合同的有效性。
3. 合同的执行跟踪：
- 在工程施工过程中，按照合同约定监督各方的履行情况。例如，查看供应商是否按时提供材料，施工方是否按照质量标准施工等。如果发现偏差，及时沟通并采取措施纠正。
4. 合同变更管理：
- 如果工程中有变更需求，如增加工程范围、调整工期等，要按照合同规定的变更程序进行操作。通常需要提交变更申请，经过双方协商同意后，签订变更协议。
5. 合同的结算与支付：
- 根据合同约定的付款节点和验收结果进行结算和支付。例如，工程完成一定阶段后，经过验收合格，按照约定比例支付工程款。
6. 合同的归档与查询：
- 工程结束后，将合同及相关文件进行整理归档，方便日后查询和参考。
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要确保工程项目部合同管理程序的合规性，可以从以下几个方面入手：
1. 法律法规遵循：
- 首先要熟悉国家和地方关于工程建设、合同管理方面的法律法规，如建筑法、合同法等。在合同拟定、审核、执行等各个环节都要严格按照这些法律法规的要求进行操作。例如，在合同中关于工程质量标准的约定必须符合国家相关建筑质量标准法规。
2. 内部政策与流程：
- 建立完善的企业内部合同管理制度和流程，明确各部门和人员在合同管理中的职责。比如规定只有经过授权的人员才能签订合同，合同签订前必须经过多个部门的审核等。
3. 人员培训：
- 对参与合同管理的人员进行定期的合规性培训，提高他们的法律意识和合规操作能力。让他们清楚知道在合同管理过程中哪些行为是合法合规的，哪些是不允许的。
4. 外部咨询：
- 在遇到复杂的合同问题或不确定的法律事项时，可以寻求外部律师事务所或专业咨询机构的意见。例如，对于大型国际工程合同中的一些涉外法律条款，可以咨询专业的国际律师。
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在工程项目部合同管理程序中防范风险可以采用以下方法：
1. 风险识别（SWOT分析）：
- **优势（Strengths）**：
- 充分发挥企业自身在工程技术、管理经验、信誉等方面的优势，在合同谈判中争取更有利的条款。例如，如果企业在某类工程施工上有独特的技术优势，可以要求在合同中约定因技术优势带来的额外收益分配方式。
- **劣势（Weaknesses）**：
- 认清企业在资金、人力等方面的劣势，在合同中做好应对措施。如资金不足时，在合同付款条款中争取更灵活的付款方式，避免因资金链断裂导致违约。
- **机会（Opportunities）**：
- 关注市场机会，如原材料价格波动、新技术应用等，并在合同中体现。比如，当预计某种原材料价格可能下降时，可以在合同中约定根据市场价格调整采购价格的条款。
- **威胁（Threats）**：
- 识别来自外部的威胁，如竞争对手的低价竞争、政策变化等。针对竞争对手低价竞争，可以在合同中强调质量保障条款，避免单纯的价格战。对于政策变化风险，可以设置合同解除或调整条款。
2. 合同条款优化：
- 在合同中明确违约责任，包括违约的定义、赔偿方式等。例如，详细规定施工方如果延误工期每天应承担的赔偿金额。
- 设定争议解决机制，如仲裁或诉讼的选择、管辖地等，以便在出现争议时能够快速有效地解决。
3. 合同执行监控：
- 建立合同执行的跟踪机制，定期检查合同各方的履行情况。发现潜在风险时及时采取措施，如对方出现资金困难可能影响工程进度时，可以提前协商调整付款方式或者寻找其他资金来源。
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