如何判断什么是档案管理？

档案管理就是对各种档案进行系统的管理工作。它包括收集（像公司各个部门产生的文件资料都要收集起来）、整理（把收集来的档案按照一定规则分类排序，例如按年份、项目类型等）、保管（找个安全的地方存放，像专门的档案室，还要注意温湿度等环境因素）、鉴定（确定哪些档案还有价值，哪些可以销毁）、统计（了解档案的数量、种类等情况）等一系列环节。有效的档案管理能让企业快速查找需要的信息，提高运营效率。如果您想更深入地体验高效的档案管理系统，可以免费注册试用哦。

档案管理可不只管理纸质文件。它管理的内容很广泛，除了纸质文件外，还包括电子文件、照片、视频等各种资料。从企业角度来说，有合同档案（记录企业与合作伙伴的合作条款等）、人事档案（员工的基本信息、入职离职手续等）、财务档案（账单、财务报表等）等。从政府机构来看，有政策文件档案、民生档案等。总之，只要是对组织有价值、需要保存以备查询利用的信息，都是档案管理的范畴。如果您想看看如何轻松管理各类档案，欢迎预约演示。

档案管理非常重要。从积极方面来看（SWOT分析中的优势）：首先，方便信息查询，当企业需要查看以往的交易记录或者员工履历等，良好的档案管理能迅速提供。其次，有助于传承知识，新员工可以通过查阅老档案学习经验。从消极方面看（劣势）：如果档案管理不善，可能导致信息丢失，像企业丢失重要的合同档案可能面临法律风险；也可能造成决策失误，因为没有完整的历史数据作参考。从机会角度，随着数字化发展，档案管理可以更好地整合大数据资源为企业创造价值。从威胁方面，如果竞争对手档案管理做得好而自己做不好，在市场竞争中就会处于劣势。所以，企业一定要重视档案管理。若想改善您企业的档案管理状况，不妨免费注册试用我们的档案管理方案。

档案管理一般有以下流程：

• 第一步，档案收集，这是基础，要确保所有应归档的文件资料都被收集起来，比如各个部门定期提交相关文件。
• 第二步，档案整理，将收集来的档案进行分类、编号、装订等操作，如把销售部门的合同按签订时间顺序排列编号。
• 第三步，档案鉴定，判断档案的价值，确定保存期限，比如一些临时性活动的策划案如果过了有效期且没有后续价值就可以考虑销毁。
• 第四步，档案保管，选择合适的存储环境，对于纸质档案要防潮防虫，电子档案要做好备份防止数据丢失。
• 第五步，档案利用，方便内部人员借阅查询，要有相应的登记和审批流程。
• 第六步，档案销毁，对于失去保存价值的档案，按照规定程序销毁并记录。