《档案管理包括哪些？你知道其中的关键要素吗？》

档案管理主要包括以下几个重要方面：
一、档案的收集
1. 明确收集范围：确定哪些文件、资料属于档案收集的范畴，例如公司的合同、文件、会议记录等。
2. 收集渠道：从各个部门收集相关资料，确保没有遗漏。
二、档案的整理
1. 分类：可按照时间、项目、部门等进行分类。比如按部门分，可以有销售部档案、财务部档案等。
2. 编号：给每份档案一个唯一的编号，方便查找。
3. 编制目录：清晰列出档案的名称、编号、日期等信息。
三、档案的保管
1. 存储环境：需要适宜的温度、湿度，防火、防潮、防虫等。
2. 存储设备：如档案柜、密集架等。
四、档案的检索与利用
1. 建立检索系统：方便快速找到需要的档案。
2. 规定利用流程：确保档案被合理合法地使用。
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档案管理的流程如下：
1. 档案形成阶段
- 这是档案的源头，由各个业务部门产生文件、资料等，这些原始材料是档案的基础。
2. 档案收集过程
- 工作人员需要主动去各部门收集相关资料，按照预定的收集范围进行筛选，确保有价值的文件都能被收集起来。
3. 档案整理流程
- 先进行分类，比如按业务类型或者时间顺序分类。然后对档案进行编号和编目，方便后续查找。
4. 档案鉴定环节
- 判定档案的价值，确定哪些档案需要长期保存，哪些可以短期保存或者销毁。
5. 档案保管工作
- 选择合适的存储环境和设备，定期检查档案状况。
6. 档案检索与利用
- 建立有效的检索工具，当有人员需要使用档案时，按照规定流程提供利用服务。
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一般档案管理系统包括以下几个功能模块：
一、档案录入模块
- 支持多种格式文件的录入，例如电子文档、图片等。可以手动输入档案信息，也可以批量导入。
二、档案分类模块
- 能够按照预先设定的分类规则自动或手动对档案进行分类，如按年份、部门、项目等分类。
三、档案检索模块
- 提供强大的检索功能，可通过关键词、编号、日期等多条件组合检索，快速定位档案。
四、档案借阅模块
- 管理档案的借阅流程，记录借阅人、借阅时间、归还时间等信息。
五、档案安全模块
- 包括数据加密、访问权限设置等功能，保障档案的安全性。
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