合同管理归档范围有哪些？全面梳理各类合同归档要点

合同管理的归档范围中的基本文件通常包括以下几类：

• 合同原件，这是最核心的部分，它明确了双方的权利和义务关系。
• 与合同签订有关的审批文件，例如内部的审批流程表单，证明合同经过了合法合规的审核过程。
• 对方的营业执照副本复印件或者相关资质证明，如果是企业间的合同，这有助于核实合作方的合法性。
• 补充协议或变更协议，若合同在执行过程中有条款的修改或者补充，这些文件也需要归档以便完整记录合同的演变。
• 往来的信件、邮件等沟通记录，特别是关于合同条款协商、履行情况交流等方面的记录，有助于在出现争议时追溯事实依据。

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对于销售合同和采购合同，其管理归档范围确实存在差异：

• **销售合同**
  • 客户基本信息，包括名称、联系方式、地址等，这有助于后续跟进客户需求以及处理售后等事务。
  • 销售产品或服务的详细信息，如产品规格、数量、价格、交付方式等，明确销售内容。
  • 收款记录，因为涉及到公司的营收，记录每一笔收款情况对财务核算很重要。
  • 售后服务条款及相关的执行记录，例如保修期限、维修情况等。
• **采购合同**
  • 供应商基本信息，类似销售合同中的客户信息，方便联系和评估供应商。
  • 采购物品或服务的详细规格，确保所采购的内容符合企业需求。
  • 付款记录，掌握企业的资金支出情况。
  • 验收报告，证明所采购的物品或服务已经达到规定的质量等要求。

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从法律合规角度来看，合同管理归档范围应涵盖以下关键内容：

• 合同本身的完整文本，包括所有签字盖章页，这是最基础的法律依据。
• 双方的身份证明或法人资格证明文件，确保合同主体合法有效。
• 授权委托书，如果合同签订人不是法定代表人，需要有相应的授权委托证明。
• 与合同履行相关的证据材料，例如交货凭证、验收合格证明等，以证明双方按照合同约定履行了各自的义务。
• 争议解决相关的材料，如协商记录、仲裁或诉讼文书等（如果发生过争议情况）。

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