工程项目经理部印章管理的要点与对策

工程项目经理部印章管理有以下注意事项：
1. **专人专管**：指定专门的人员负责印章保管，明确责任。这样可以避免印章被滥用或者丢失找不到责任人的情况。
2. **用印审批流程严格**：建立完善的用印审批制度，所有需要盖章的文件都要经过规定的流程审批。例如，先由项目相关负责人填写用印申请表，说明用印事由、文件名称、份数等信息，然后依次经过部门领导、项目经理等相关人员审核批准。
3. **登记制度**：每次用印都要详细登记，包括用印日期、文件名称、用印人、批准人等信息。方便日后查询和追溯。
4. **印章存放安全**：印章存放的地方要安全可靠，比如放在专门的保险柜里。防止印章被盗用或者损坏。
5. **权限明确**：明确哪些文件可以盖章，哪些不可以，避免超权限盖章行为。
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防止工程项目经理部印章被盗用可以从以下几个方面着手：
- **人员管理方面**：
- 对印章管理人员进行背景审查和培训，确保其具有高度的责任心和职业道德。
- 定期开展廉洁教育，让管理人员深知印章盗用的严重后果。
- **物理防范措施**：
- 如前面提到的，将印章存放在专门的保险柜中，并且保险柜放置在监控范围内的安全位置。
- 印章使用时，印章管理人员要亲自在场监督，不得将印章单独留在易被他人获取的地方。
- **制度建设**：
- 建立严格的用印审批制度，没有经过合法审批流程的文件坚决不盖章。
- 对于异常的用印请求要进行仔细核实，例如突然出现与常规业务不符的大量用印需求。
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工程项目经理部印章管理制度应包含以下内容：
1. **总则**：阐述印章管理的目的、适用范围和基本原则。例如，目的是为了规范印章使用，确保工程项目的顺利进行，适用范围涵盖项目经理部内所有与印章相关的事务。
2. **印章的种类与用途**：明确有哪些印章（如项目专用章、合同专用章等）以及每种印章的具体用途。例如，项目专用章用于项目内部文件流转，合同专用章专门用于签订项目相关合同。
3. **印章的保管**：
- 确定保管人员及其职责。
- 规定印章保管的地点、环境要求等，如保管在专门办公室的保险柜内。
4. **用印审批流程**：
- 详细说明不同类型文件用印的审批层级和顺序。例如，一般性通知文件只需部门主管审批，而重大合同文件需经过项目经理、法务部门等多层审批。
- 附上用印申请表模板，列出必填项如文件名称、用印事由、申请人等。
5. **用印登记**：要求对每次用印进行详细记录，包括日期、文件名称、用印人、批准人等信息。
6. **印章的外借规定**：如果有特殊情况需要外借印章，要规定外借的审批流程、外借期限、归还检查等内容。
7. **违规处罚条款**：明确违反印章管理制度的行为及相应的处罚措施，如警告、罚款、解除劳动合同等。
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工程项目经理部印章管理不善会带来诸多风险：
1. **法律风险**：
- 如果印章被冒用签订合同，在没有足够证据证明是盗用的情况下，公司可能需要承担合同义务。例如，有人盗用印章签订了一份高价原材料采购合同，而供应商按照合同供货后，公司很难拒绝付款。
- 引发诉讼纠纷，导致公司卷入漫长的法律程序，耗费大量人力、物力和财力。
2. **财务风险**：
- 可能出现未经授权的资金支出相关文件盖章，导致资金流失。比如伪造工程款支付申请盖章，使公司错误付款。
- 影响财务审计，若印章使用混乱，审计时难以提供准确的用印依据，可能面临审计问题。
3. **项目管理风险**：
- 扰乱项目正常工作秩序，因为一些未经正常流程盖章的文件可能误导项目团队成员执行错误任务。
- 损害公司信誉，外部合作伙伴看到印章管理混乱，会对公司的管理能力和信誉产生怀疑，影响未来合作。
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