《合同管理人是什么？深入解析其职能、素养及重要性》

合同管理人主要负责合同从订立前到履行后的一系列管理工作。

一、合同订立前

1. 参与合同的起草或者审核合同条款，确保合同条款符合法律法规，保障公司利益。例如，如果是一个销售合同，要明确产品价格、交货日期、质量标准等关键条款。
2. 进行对方当事人的资信调查。这就像找对象要先了解对方情况一样，看看合作方有没有履行合同的能力，是否存在不良信用记录等。

二、合同订立阶段

1. 负责合同的签订流程，保证合同签字盖章等手续合法有效。

三、合同履行阶段

1. 跟踪合同的履行情况，及时发现并处理履行过程中的问题。比如供货方没有按时供货，合同管理人就要去协调督促，或者按照合同约定采取措施。
2. 保存与合同有关的文件资料，像往来信函、发票等，以备查询和作为证据。

四、合同终止后

1. 对合同进行归档整理，以便日后查阅。如果遇到纠纷，这些档案会起到很重要的作用。

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合同管理人需要具备多方面的技能：

**一、法律知识方面**

• 要熟悉合同法等相关法律法规，这样才能准确判断合同条款是否合法合规。比如，知道哪些条款是无效条款，在审核合同时就能避免公司陷入法律风险。

**二、沟通协调能力**

• 合同管理人经常要和不同部门的人员打交道，像销售部门、采购部门等，需要清楚地传达合同要求。同时还要与外部合作伙伴进行沟通，协调合同履行过程中的各种问题。如果出现争议，良好的沟通协调能有助于解决问题，避免矛盾升级。

**三、文档管理能力**

• 懂得如何有效地对合同文档进行分类、存储和检索。这就像图书馆管理员整理书籍一样，当需要查找某份合同或者合同相关文件时，能够快速准确地找到。

**四、风险意识与分析能力**

• 能够识别合同中的潜在风险，例如市场波动可能对合同履行产生的影响，对方违约的风险等，并提前做好应对策略。可以运用SWOT分析方法，分析合同在Strength（优势）、Weakness（劣势）、Opportunity（机会）、Threat（威胁）方面的情况，从而制定合理的风险管理计划。

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企业需要合同管理人有以下几个重要原因：

**一、风险防控方面**

• 合同涉及到企业的诸多权益和义务，如果没有专人管理，很容易忽略一些隐藏的风险。例如合同条款中的漏洞可能导致企业面临法律诉讼、经济损失等风险。合同管理人能够通过仔细审核合同条款，提前预防这些风险的发生。就像给企业穿上一层防护铠甲。

**二、提高运营效率方面**

• 合同管理人可以规范合同的签订、履行等流程。使得各个部门之间关于合同的协作更加顺畅，减少因合同问题导致的工作延误。比如采购部门按照合同规定的时间和质量要求采购物资，销售部门按照合同发货收款等，一切都有条不紊地进行，提高整个企业的运营效率。

**三、维护企业形象方面**

• 在商业交往中，遵守合同约定是企业诚信的体现。合同管理人确保合同的顺利履行，有助于提升企业在合作伙伴和客户心目中的形象，有利于企业长期发展和拓展业务。

虽然您的小工厂现在可能没有出现大乱子，但随着业务的发展，合同管理的复杂性会增加，设置合同管理人岗位会给企业带来很多好处。如果您想优化企业的合同管理，欢迎免费注册试用我们的服务。

要做好合同管理工作，可以按以下步骤进行：

**一、合同订立前的准备工作**

1. 收集相关信息，包括业务需求、合作方背景等。如果是和新的供应商签订合同，要了解其生产能力、信誉等情况。可以通过网络查询、实地考察等方式获取信息。
2. 建立合同模板库。根据企业常见的业务类型，制定标准的合同模板，这样在起草新合同的时候可以节省时间并且保证基本条款的完整性。

**二、合同订立过程管理**

1. 严格按照公司规定的流程进行合同的审批和签订。确保所有必要的人员审核签字，合同盖章清晰准确。

**三、合同履行期间的监控**

1. 建立合同履行跟踪表，记录合同履行的关键节点和进展情况。例如，对于建设工程合同，记录工程进度、款项支付情况等。
2. 定期与合作方沟通，及时解决履行过程中出现的问题。如果发现对方有违约的迹象，要及时发出书面通知，按照合同约定采取相应措施。

**四、合同收尾工作**

1. 合同履行完毕后，及时进行结算和验收工作。确保双方的权利义务都已完成。
2. 对合同进行归档，将合同文件及相关资料按照一定的规则进行整理保存，方便日后查询和审计。

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