报销费用管理台账怎么做？全面解析制作要点

报销费用管理台账的必备要素包括以下几点：

• 日期：明确费用发生的时间，方便按时间顺序查询和统计。
• 报销人：知道是谁产生的费用，便于责任追溯。
• 费用类别：例如差旅费、办公用品费、业务招待费等，有助于分类汇总分析费用的去向。
• 金额：这是最直观的要素，直接反映费用规模。
• 发票号码（可选）：有助于核查发票与费用的对应关系。
• 审批状态：显示这笔费用是否已经得到审批，如未审批、已批准等。

以下是用Excel制作报销费用管理台账的基本步骤：

1. 创建表头：按照前面提到的必备要素，在第一行分别输入日期、报销人、费用类别、金额、发票号码（可选）、审批状态等字段。
2. 录入数据：逐行填写每一笔报销费用的相关信息。
3. 计算总额：在数据下方的单元格（比如用于统计总金额的单元格），使用SUM函数（例如，如果金额数据在B列的第2行到第100行，可以在B101单元格输入=SUM(B2:B100)）来自动计算报销费用的总额。
4. 分类汇总（可选）：如果想要按费用类别统计总金额，可以使用数据透视表功能。选中数据区域，然后点击插入 - 数据透视表，将费用类别拖到行区域，金额拖到值区域，即可得到按类别汇总的结果。

为保证报销费用管理台账的数据准确性，可以采取以下措施：

• 原始凭证审核：在录入数据前，仔细核对报销发票、申请单等原始凭证，确保金额、日期、费用类别等关键信息无误。
• 双人核对制度：安排两个人分别录入或者检查同一笔报销数据，相互印证。例如一个人负责录入基础数据，另一个人负责审核并补充审批状态等信息。
• 数据验证设置（针对Excel）
：如果使用Excel制作台账，可以对某些列设置数据验证规则。比如对金额列设置只能输入数字且有一定范围限制，对费用类别列设置下拉菜单选项以避免输入错误类型。
• 定期复查：每隔一段时间（如每周或每月）对已经录入的台账数据进行复查，检查是否存在逻辑错误或者异常数据。