档案管理包括哪些动作？全面解析档案管理的各个环节

档案管理主要包括以下几个基本动作：
一、档案收集
1. 明确收集范围：确定哪些文件、资料属于需要归档的档案，例如公司内部的各类合同、报告、会议记录等。
2. 多渠道收集：从各个部门或来源获取档案，如业务部门、行政部门等。这就好比在一个大仓库里，要把分散在各个角落的物品都找出来集中到一起。
二、档案整理
1. 分类：按照一定的标准对档案进行分类，比如按照时间顺序、项目类型或者部门归属等。就像整理书架上的书，把小说放在一起，工具书放在一起。
2. 编号：给每份档案一个唯一的编号，方便查询和管理。
3. 装订：如果是纸质档案，可能需要进行装订，使档案整齐有序。
三、档案存储
1. 选择合适的存储环境：要考虑温度、湿度、防火、防潮、防虫等因素，确保档案保存完好。
2. 合理布局：无论是实体的档案柜还是电子存储系统，都要有合理的布局，便于快速查找档案。
四、档案检索与利用
1. 建立检索系统：无论是纸质索引还是电子检索工具，方便用户能够快速找到他们需要的档案。
2. 审核利用权限：根据不同人员的职位和需求，确定其是否有查看和使用某些档案的权限。
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档案管理中的整理动作包含以下细节：
1. 初步筛选
- 去除不必要的文件：检查收集来的文件资料，将明显不属于归档范围或者是重复无用的文件挑出来，避免档案冗余。
- 鉴别文件价值：判断文件对于组织的长期价值，例如一些具有法律意义或者决策参考价值的文件要重点保留。
2. 分类细则
- 多层级分类：除了大的分类标准，还可以进行更细致的层级分类。例如按年份分类后再按部门细分，这样能更精准定位档案。
- 制定分类方案：根据组织的特点和需求制定详细的分类方案，并且保持一贯性，方便大家理解和遵循。
3. 编目工作
- 编写档号：为每份档案确定独特的档号，档号要反映出档案的类别、顺序等信息。
- 编制目录：可以是纸质目录或者电子目录，目录应包含档案名称、档号、日期、来源等关键信息，就像图书馆的书目一样方便查找。
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档案管理的利用动作需要注意以下几点：
一、权限管理方面
1. 明确不同级别人员的权限：高层管理人员可能有权查看所有档案，而普通员工只能查看与自己工作相关的部分档案。就像在一个公司里，总经理可以查看财务报表等所有重要文件，而基层员工只能看自己部门的工作流程文档。
2. 严格的审批流程：对于一些重要档案的借阅或者使用，设置审批流程。例如一份机密合同档案，使用者需要经过部门主管、法务部门等层层审批才能使用。
二、档案安全方面
1. 确保档案完整性：在使用过程中，防止档案被篡改、损坏或者丢失。比如使用纸质档案时，提供专门的阅读区域，避免档案被乱写乱画。
2. 归还检查：当档案被归还时，要仔细检查档案是否完整，有没有缺失页面或者标记等情况。
三、使用记录方面
1. 详细登记：记录谁在什么时间使用了什么档案，用于什么目的。这样可以追溯档案的使用历史，也有助于发现异常情况。
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