《兼职档案管理员想知道：你的考核标准都有哪些？》

兼职档案管理员的考核标准主要可以从以下几个方面确定：

• 档案整理方面：看是否能够按照规定的分类体系对档案进行准确分类，例如将文件分为人事档案、财务档案、业务档案等不同类别。并且在每个类别里是否能把档案资料按时间顺序或者重要程度排列整齐，比如把同一年度的人事合同放在一起且按签订时间先后排列。如果整理混乱，经常出错，那这方面的考核分数就会低。
• 档案录入情况：现在很多档案管理都有电子系统了。要考核其是否能准确地将档案信息录入系统，包括档案名称、日期、关键内容等。录入错误率如果高于一定比例（如5%），就说明工作不达标。
• 档案保管状态：检查所负责的档案存放是否安全，有没有防潮、防虫、防火等措施。要是档案出现受潮发霉等情况，那肯定是没有做好保管工作。
• 检索效率：当需要查找某份档案时，兼职人员能否快速定位并取出。如果每次查找一份档案都花费很长时间，这会影响整个工作流程的效率。

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设定兼职档案管理员工作质量考核标准可以用SWOT分析法来综合考量：

• 优势（Strengths）方面：如果兼职人员有相关档案管理经验或者专业知识，那么在考核时可以对其有更高的期望。例如对于有图书馆学专业背景的兼职者，在档案分类准确性上的标准可以设定为95%以上的准确率。工作质量考核时，如果能利用自身优势提高工作成果，如运用之前的知识快速建立起有效的档案索引系统，这是加分项。
• 劣势（Weaknesses）方面：如果缺乏经验，那么在初期允许一定比例的错误，但要设置改进期限。例如刚开始档案录入错误率可以容忍在10%以内，但随着工作时间增加，要逐步降低到5%以下。同时对于一些复杂档案的处理，如果能力不足，要通过培训等方式提升，若多次培训后仍无法达到基本标准（如复杂合同档案的条款标注错误率持续较高），可能就不符合工作要求了。
• 机会（Opportunities）方面：如果公司提供了新的档案管理工具或者资源，如一套先进的电子档案管理系统，兼职人员是否能及时学习并运用到工作中提高工作质量也是考核点。例如是否能在一个月内熟练掌握新系统的功能，使档案检索速度提升30%以上。
• 威胁（Threats）方面：要考虑外部因素对工作质量的影响，像档案室的硬件条件有限（空间小、设备简陋）时，兼职人员是否能尽力克服困难保证档案管理质量。如果因为外部条件差就频繁出现档案管理失误，如档案丢失或者损坏，这也是考核不通过的依据。

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在兼职档案管理员考核标准中，效率指标可以这样确定：

• 档案录入效率：可以根据档案数量来确定。例如每天平均有100份档案需要录入，那么熟练的兼职档案管理员应该能够在8小时工作时间内完成至少80 - 90份的准确录入。如果连续一周都无法达到这个比例，说明效率低下。
• 档案检索效率：设定一个平均检索时间标准。对于小型档案库（1000份以下档案），当给定档案名称或关键词后，应该在5分钟内找到对应的档案。中型档案库（1000 - 5000份档案），检索时间应控制在10 - 15分钟。大型档案库（5000份以上档案），平均检索时间也不应超过30分钟。可以通过随机抽检的方式来考核，若多次超出规定时间，效率指标就不达标。
• 档案整理效率：以一批新到档案为例，如果有10箱档案需要整理上架，每箱大约100份文件。正常情况下，一个兼职档案管理员应该在一周内完成初步整理和上架工作，使档案可以正常被检索和使用。

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