企业者怎么管理系统：全方位解析与实用指南

企业者选择适合自己的管理系统，可以从以下几个方面考虑：
1. **明确需求**：
- 如果主要是管人，像员工考勤、绩效评估这些，那就要侧重人力资源管理功能比较强大的系统。比如员工经常外出办公，那就得有方便的移动打卡功能。
- 如果是业务管理，像订单处理、库存管理，要确保系统能实时更新数据，避免库存积压或者缺货等情况。
2. **预算考量**：
- 小型企业资金有限，可以先选择一些性价比高的基础版系统，等企业规模扩大再升级。例如有些系统提供按年付费的套餐，价格相对较低。
- 大型企业如果有复杂的业务流程和大量的数据处理需求，可能就需要投入更多预算购买功能全面且可定制的高端系统。
3. **易用性**：
- 选择操作简单直观的系统，这样员工不需要长时间培训就能上手。像界面设计清晰，菜单逻辑简单的系统就比较好。
- 最好能有试用版，企业者可以让员工先试用一段时间，看看是否容易操作。
4. **兼容性**：
- 要考虑与企业现有软件的兼容性，比如已经在用的财务软件，如果新的管理系统能与之很好对接，就会方便很多。
- 也要考虑对不同设备的兼容，现在很多员工会用手机或平板电脑办公，系统要能在这些设备上正常使用。
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企业者要有效管理已有管理系统，可以这么做：
1. **人员培训**：
- 首先要确保员工知道系统的功能和使用方法。可以组织专门的培训课程，分部门、分岗位进行针对性培训。例如销售部门重点培训客户关系管理模块，财务部门重点培训财务相关功能。
- 设立内部的“系统小能手”岗位或者团队，当员工在使用过程中有问题时可以及时请教。
2. **数据管理**：
- 定期清理无用数据，保证系统运行速度。比如每个月或者每个季度对过期的订单数据、离职员工信息等进行清理。
- 建立数据备份机制，防止数据丢失。可以选择每天定时备份到外部存储设备或者云端。
3. **流程优化**：
- 根据企业实际业务流程调整系统设置。如果发现现有流程在系统里走得很别扭，就重新规划流程，让系统更好地服务业务。
- 不断收集员工反馈，改进系统使用流程。例如设立意见箱或者在线问卷，让员工提出对系统使用的建议。
4. **系统更新**：
- 关注系统开发商发布的更新版本，及时更新以获取新功能和修复漏洞。
- 在更新前做好测试工作，确保新的版本不会影响企业正常业务。
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企业者管理系统时保障数据安全可以从以下几点入手：
1. **访问控制**：
- 设置多因素身份验证，例如密码加上动态验证码登录。只有授权人员能够访问系统，不同级别的员工给予不同的权限。比如普通员工只能查看和修改自己相关的数据，而管理人员可以查看全局数据。
2. **数据加密**：
- 在数据存储和传输过程中进行加密。存储时采用加密算法对数据进行加密，即使数据被盗取，没有解密密钥也无法读取。传输过程中，例如员工通过网络上传或下载数据时，使用SSL等加密协议。
3. **安全审计**：
- 定期对系统进行安全审计，查看是否有异常的登录尝试、数据访问行为等。如果发现有来自陌生IP地址的多次登录失败尝试，要及时采取措施。
4. **员工教育**：
- 对员工进行数据安全意识教育，告诉他们不要随意分享账号密码，不要在不安全的网络环境下访问系统。
5. **灾难恢复计划**：
- 制定灾难恢复计划，包括数据备份策略（如前面提到的定期备份）以及遇到紧急情况（如火灾、黑客攻击等）时如何快速恢复系统运行。
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