档案管理四不指什么？深度解析企业核心管理原则与实战指南

档案管理四不原则是行业基础规范，具体包括：

1. 不丢失：确保档案实体和信息的完整性。
2. 不损坏：避免物理或电子档案因保存不当受损。
3. 不泄密：严格管控敏感信息访问权限。
4. 不分散：统一归档流程，防止档案分散在多个部门。

通过SWOT分析来看：

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违反四不原则可能引发三重风险：

1. 法律风险：如《档案法》规定泄密可追责至企业法人。
2. 经济风险：合同丢失导致违约赔偿。
3. 信誉风险：客户数据泄露影响企业形象。

通过象限分析法评估严重性：

• 高概率+高损失：泄密（需加密权限管控）
• 低概率+高损失：丢失（需备份机制）

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电子档案四不落地需分三步走：

1. 防丢失：采用阿里云/腾讯云异地备份，每日自动同步。
2. 防损坏：设置PDF/A归档格式，禁止编辑。
3. 防泄密：通过动态水印+权限分级（如仅预览不可下载）。
4. 防分散：建立统一元数据标准，自动归集各部门文件。

通过技术+流程双保障，推荐试用我们的ISO认证系统，新用户可享3个月免费数据保险。

小微企业的四不实施策略：

• Step1 选择工具：使用SaaS型档案管理系统（年费低于传统软件50%）
• Step2 权限设计：创始人掌握超级管理员，部门负责人设二级权限
• Step3 自动归档：绑定企业微信/钉钉，聊天文件自动入库存档

成本对比表：

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