合同在商业活动中至关重要。合同管理涉及多部门协同,管理不善会带来诸多风险。合同管理应遵循多种规律,包括合法性规律(遵守法律法规、进行合规性审查)、完整性规律(条款齐全、设置补充条款)、准确性规律(语言表达精确、定义清晰)、系统性规律(流程和文档管理系统化)、风险管理规律(识别风险、防范与应对风险)以及动态性规律(合同变更管理、持续监控与评估)。此外,借助合同管理软件可提升管理水平。总之,企业遵循这些规律才能有效防范风险、保障权益、提高运营效率并实现可持续发展。
比如说我们公司要管理好多合同,感觉乱糟糟的,都不知道从哪下手。就想知道合同管理一般都得遵循啥基本规律呢?这样我们也能把合同管得井井有条的。
合同管理应遵循以下基本规律:
一、合法性规律
1. 合同的订立、履行、变更和解除等环节都必须严格遵守国家法律法规。例如,在签订劳动合同时,工资、工作时间、劳动保护等条款必须符合劳动法规的要求。
2. 审核合同条款时,确保没有违反法律法规的强制性规定,这是保障合同有效性的基础。如果涉及到特殊行业,如金融、医疗等,还需遵循行业相关的监管法规。
二、系统性规律
1. 把合同管理看作一个系统工程,从合同的起草、评审、签订、执行、监控到终止,每个环节都是相互关联、相互影响的。比如,在起草阶段就要考虑到执行过程中可能出现的风险点,以便在合同条款中提前约定应对措施。
2. 建立完善的合同管理制度和流程,明确各部门和人员在合同管理中的职责。例如,业务部门负责合同的起草和初步洽谈,法务部门负责审核合同的法律风险,财务部门负责审核付款条款等。
三、风险管理规律
1. 在合同管理的各个阶段都要进行风险识别、评估和应对。在签订合同前,要对合作方的信用状况、履约能力进行调查评估,以降低违约风险。
2. 对于重大合同,可以采用SWOT分析方法。分析自身(Strengths优势、Weaknesses劣势)与合作方(Opportunities机会、Threats威胁)的情况,从而制定合理的合同策略。例如,如果我方在技术方面有优势,但资金流相对紧张,在合同付款条款上就要谨慎设计。
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我们公司因为合同不合规吃过亏,现在想好好管合同,但是不知道在合同管理遵循的规律里面,怎么才能保证合同合规呢?就像之前签了个合同,结果有些条款不符合规定,被罚款了,可不想再这样了。
要做好合同管理合规性,可按照以下步骤:
一、法律法规学习
1. 组织相关人员学习与公司业务相关的法律法规,包括合同法、民法总则以及行业特定法规等。例如,如果是从事进出口业务的公司,要深入学习国际贸易相关法规。
2. 定期更新法律知识,关注法律法规的修订情况,确保合同管理始终符合最新的法律要求。
二、合同条款审查
1. 建立严格的合同条款审查机制,由法务人员或专业法律顾问对合同条款进行逐一审查。重点审查合同主体是否合法、合同标的是否明确、权利义务是否对等、违约责任是否合理等内容。
2. 采用清单式审查方法,列出常见的合规问题清单,对照检查合同条款,避免遗漏重要的合规要点。
三、合同模板标准化
1. 根据公司业务类型和法律法规要求,制定标准的合同模板。在模板中明确规定合规条款,例如关于税收、保密、知识产权等方面的合规要求。
2. 对合同模板进行定期维护和更新,确保其始终符合法律法规和公司业务发展的需要。
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我们做企业的,当然想合同管理既能不出错,又能给公司带来效益。可是不太明白在合同管理遵循的那些规律里,咋就能体现出效益性呢?总不能光盯着合同有没有问题,不看赚钱吧?
在合同管理遵循的规律中体现效益性可以从以下几个方面着手:
一、成本控制
1. 在合同谈判阶段,根据合同管理的系统性规律,综合考虑各项成本因素。例如,采购合同中,不仅要关注货物的价格,还要考虑运输成本、保险费用、质量保证等条款对总成本的影响。
2. 通过合同风险管理规律,识别潜在的成本增加风险并加以防范。如在建设工程合同中,对工期延误导致的额外费用承担进行明确约定,避免因不可预见的情况导致成本失控。
二、收益保障
1. 在合同起草和签订时,依据合法性规律,明确双方的权利和义务,确保公司在履行合同过程中能够获得应有的收益。例如,在销售合同中,准确界定产品交付标准、付款方式和时间等条款,保障销售收入及时足额到账。
2. 运用合同管理的系统性规律,加强合同执行过程中的监控,及时发现对方违约行为并采取有效的补救措施,防止收益受损。
三、资源优化利用
1. 根据合同管理的系统性规律,合理安排公司内部资源。例如,人力资源方面,明确各部门在合同管理不同阶段的职责和工作量,避免资源浪费。
2. 在合同管理中,借助信息技术手段提高效率,降低管理成本,从而间接提升效益。
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