《工程项目档案管理不好？探寻背后的六大原因》

工程项目档案管理不好的常见原因如下：
一、组织方面
1. **缺乏重视**：如果项目团队从上到下都没有意识到档案管理的重要性，就不会投入足够的资源（人力、物力、财力）去做好这件事。例如，项目经理可能更关注工程进度和成本控制，而忽视了档案管理工作。
2. **职责不明确**：在项目团队中，如果没有明确规定谁负责档案管理的哪个环节，就容易出现推诿扯皮的现象。比如，工程技术人员觉得资料员应该收集整理技术文件，但资料员却认为技术人员应该初步整理后再交给他。
二、流程方面
1. **流程混乱**：没有一套完善的档案管理流程，从文件的产生、收集、整理、归档到借阅等环节都没有明确的操作规范。例如，施工过程中的变更文件，不知道应该由谁来发起收集，如何审核，最终存放在哪里。
2. **缺乏监督机制**：即使有了流程，但是没有相应的监督措施确保每个环节都执行到位。就像有些项目虽然规定了定期归档，但是没有人检查是否按时完成，导致档案积压或者丢失。
三、人员方面
1. **专业能力不足**：负责档案管理的人员可能没有经过专业的培训，不了解档案管理的基本原则和方法。比如，不知道如何对文件进行分类编号，使得档案查找困难。
2. **人员流动频繁**：工程项目周期长，如果期间档案管理人员频繁更换，新接手的人员可能无法完全掌握之前的情况，从而影响档案管理的连续性。

工程项目档案老是缺失，可能是管理的以下几个方面出了问题：
一、源头收集环节
1. **意识淡薄**：项目中的各个部门和人员没有认识到自己产生的文件资料都是档案的一部分，所以没有主动保存和提交。例如，现场施工人员可能随手扔掉一些小的变更通知单，觉得不重要，但这些可能对后期结算或者质量追溯有重要意义。
2. **收集不及时**：有的文件虽然知道要收集，但是没有及时进行。比如工程中的隐蔽工程验收记录，如果当时没有及时收集，过后可能因为人员变动或者施工现场变化而难以补齐。
二、整理与存储环节
1. **分类不清**：档案管理人员没有对收集来的文件进行科学合理的分类，导致文件杂乱无章地存放。这样在查找缺失文件时，很难确定是否真的缺失还是放错了位置。
2. **存储条件不佳**：如果存储档案的环境不符合要求，如潮湿、温度过高或者没有防火防盗措施，可能导致档案损坏或者丢失，造成档案缺失。
三、制度层面
1. **制度漏洞**：档案管理制度本身可能存在不完善的地方，对于某些特殊文件的管理没有明确规定，从而造成这些文件没有被纳入管理体系，最终出现缺失。
2. **缺乏惩罚措施**：对于没有按照规定提交或者保管档案的人员没有相应的惩罚措施，导致一些人对档案管理工作不够重视，随意对待档案文件。

工程项目档案管理不善与人员素质是有关系的，具体体现在以下几个方面：
一、专业知识方面（SWOT分析）
1. **劣势（Weaknesses）**
- 如果档案管理人员缺乏基本的档案管理专业知识，如档案分类、编号、编目等知识，就无法对工程项目档案进行科学的管理。例如，不知道按照工程建设程序来分类档案，会使档案逻辑混乱。
- 不了解档案信息化管理工具的使用，在当今数字化时代，不能利用先进的软件工具来管理档案，效率低下且容易出错。
2. **威胁（Threats）**
- 随着工程项目复杂程度的提高和新技术的应用，对档案管理人员的素质要求也不断提高。如果人员素质跟不上，面临的就是管理不善的风险。比如对于BIM技术在工程项目中的应用产生的新型档案，如果档案管理人员不懂相关知识，就无法有效管理这些档案。
二、责任心方面
1. **优势（Strengths）**
- 有责任心的档案管理人员会主动学习业务知识，积极完善档案管理工作。他们会主动与各个部门沟通协调，确保档案的完整性和准确性。
2. **劣势（Weaknesses）**
- 相反，缺乏责任心的人员可能会敷衍了事，对档案的收集、整理、归档等工作不认真对待，从而导致档案管理不善。例如，对于一些需要核对签字的文件，只是走形式，没有真正核实内容的准确性。
总之，人员素质在工程项目档案管理中起着重要作用，企业应该注重提高档案管理人员的素质，包括专业培训和职业道德教育等。同时，我们也提供专业的档案管理培训服务，欢迎免费注册试用。