合同管理怎么保管最安全？全方面解析合同保管之道

要确保合同管理最安全的保管，可以从以下几个方面着手：

• 物理存储方面
  1. 选择专门的文件柜，这种文件柜最好带有锁具，能够防止未经授权的人员直接接触合同文件。如果条件允许，可以设置一个单独的房间来存放合同文件，限制人员进出。
  2. 对于纸质合同，可以考虑进行防火、防潮、防虫处理。比如使用防火的文件袋，在存放的地方放置干燥剂，避免纸张受潮损坏，定期检查是否有虫蛀的情况。
• 数字化管理方面
  1. 将合同扫描成电子版本，存储在本地服务器或者云端。如果选择本地服务器，要确保服务器有足够的安全防护措施，如防火墙、加密技术等。如果是云端存储，要选择知名、可靠、安全性能高的云服务提供商。
  2. 对电子合同文件进行加密，无论是在传输过程中还是存储时。这样即使文件被窃取，没有解密密钥也无法查看内容。
  3. 建立完善的权限管理系统，只有经过授权的人员才能访问、修改、下载合同文件。不同级别的人员给予不同的权限，例如普通员工只能查看自己相关的合同，而管理层可以查看更多的合同信息。
• 人员管理方面
  1. 指定专人负责合同的保管工作，这个人要具备高度的责任心和保密意识。对保管人员进行培训，让其了解合同保管的重要性以及相关的安全知识。
  2. 建立合同借阅制度，任何人需要借阅合同都要进行登记，注明借阅时间、归还时间、借阅目的等信息，并且要经过相关负责人的审批。

如果您想要更高效、便捷且安全地管理合同，欢迎免费注册试用我们的合同管理系统，它集成了上述多种安全功能，能为您的企业合同管理保驾护航。

以下是一些在合同管理安全保管方面比较受推荐的软件：

• 某微
  1. 它提供了全方位的合同管理功能，包括合同的起草、审批、存储、查询等。在安全方面，采用了数据加密技术，保障合同数据在各个环节的安全性。同时具有严格的权限体系，根据不同角色分配不同权限，防止数据泄露。
  2. 提供多版本备份功能，如果遇到数据丢失或者损坏的情况，可以快速恢复到之前的版本。
• 致远互联
  1. 致远互联的合同管理软件注重流程管理与安全的结合。在合同签署环节，支持电子签名技术，确保签署的合法性和安全性。对于合同的存储，运用多层级的权限设置，细化到每个字段的访问权限。
  2. 还可以与企业内部的其他系统（如ERP系统）集成，实现数据的互联互通，在保证安全的前提下提高企业整体运营效率。
• 钉钉合同管理应用
  1. 钉钉作为一款广泛使用的办公平台，其合同管理应用利用钉钉本身的安全架构。具有强大的通讯加密能力，保障合同信息在传递过程中的安全。
  2. 提供合同模板定制功能，方便企业根据自身需求创建标准合同模板，并且在保管合同过程中，提供智能检索功能，方便快速查找合同，同时安全性能也较高。

这些软件各有优势，您可以根据企业的具体需求和预算进行选择。如果您想深入了解这些软件的功能和操作流程，欢迎预约演示。

对于小型企业而言，要做到合同管理安全又省钱，可以采用以下方法：

• 利用现有办公资源
  1. 如果已经有文件柜，确保文件柜有锁并且正常使用，将合同按照类别或者日期整理好存放在文件柜里。可以购买一些简单的文件夹或者文件盒来分类存放合同，避免混乱。
  2. 对于电子合同，如果企业有自己的电脑，可以创建专门的文件夹进行存储。不过要记得定期备份到移动硬盘或者其他外部存储设备上，以防电脑出现故障导致数据丢失。
• 简易数字化手段
  1. 使用免费或者低成本的办公软件来管理合同。例如腾讯文档，它可以创建在线文档来记录合同的关键信息，如合同双方、金额、有效期等，并且可以设置不同人员的查看和编辑权限。虽然不能完全替代专业的合同管理软件，但对于小型企业来说是一种低成本的补充方式。
  2. 利用电子邮箱的文件夹功能，将合同相关的邮件分类存放，并且设置强密码保护邮箱账号，这样也可以一定程度上管理合同相关的电子信息。
• 人员管理优化
  1. 由于小型企业人员相对较少，可以通过口头培训和简单的书面规定来明确合同保管的要求。例如规定合同借阅必须告知老板，由老板同意后才能借阅，并且要及时归还。
  2. 可以让财务人员或者行政人员兼任合同保管工作，不需要专门招聘一个合同保管专员，节省人力成本。

不过，随着企业的发展，可能会需要更专业、功能更强大的合同管理方案。如果您觉得有需要，可以免费注册试用我们专门为小型企业设计的基础版合同管理系统，它性价比很高哦。

在合同管理安全保管方面，需要注意以下法律风险：

• 证据完整性风险
  1. 如果合同保管不善，导致合同缺失或者部分条款模糊不清，在发生法律纠纷时，可能无法提供完整有效的证据。例如，合同的某一页丢失，而这一页恰好包含关键条款，那么在诉讼过程中就会处于不利地位。
  2. 对于电子合同，要确保电子签名、时间戳等电子证据的有效性。如果没有按照相关法律法规的要求进行保存，例如没有保存电子签名的认证证书，在需要时可能无法被法院认可为有效证据。
• 保密义务风险
  1. 合同往往包含企业的商业秘密或者客户的隐私信息。如果保管过程中没有做好保密措施，导致这些信息泄露，企业可能面临法律诉讼。例如，未经授权的人员获取了合同中的价格条款并泄露给竞争对手，这就侵犯了对方的商业秘密权益。
  2. 在合同保管中，无论是纸质还是电子合同，都要确保只有授权人员能够接触到这些信息，并且要对接触人员进行保密教育。
• 合规性风险
  1. 某些特殊类型的合同可能需要按照特定的法律法规进行保管。例如，建设工程合同可能需要按照当地建设部门的要求进行备案和保管一定年限。如果没有遵守这些规定，可能面临行政处罚等法律后果。
  2. 对于涉外合同，要遵循国际条约和相关国家的法律要求进行保管，例如《联合国国际货物销售合同公约》对合同保存期限等可能有相关规定。

为了更好地应对这些法律风险，您可以考虑使用专业的合同管理工具，我们的合同管理系统可以帮助您有效规避这些风险，欢迎预约演示来了解更多。