好用档案管理系统软件：全方位功能解读与选择指南

以下是一些比较好用的档案管理系统软件：
一、会博通档案管理系统
1. 功能优势
- 它涵盖了文档管理、流程审批、知识共享等多种功能。例如，可以轻松实现对不同类型档案（如纸质档案电子化后的文件、原生电子文件等）的分类存储，像按部门、按项目等方式分类。
- 在安全性方面做得很好，提供多维度的权限设置。比如说，普通员工只能查看自己权限范围内的档案，而部门经理可以查看和审核本部门的所有档案，这样确保了档案的保密性和完整性。
2. 适用场景
- 适合各类企业和组织，无论是大型企业还是小型企业都能从中受益。对于大型企业来说，能够应对大量复杂的档案管理需求；对于小型企业，操作简单，便于快速上手管理少量但关键的档案。
- 如果你想进一步了解会博通档案管理系统是否适合你的企业，可以点击免费注册试用。
二、亿方云档案管理系统
1. 功能亮点
- 它具有强大的协同功能。假设你有一个跨部门的项目，不同部门的人员可以通过亿方云方便地共享和编辑与项目相关的档案文件，并且实时更新，所有人都能看到最新版本。
- 提供在线预览功能，不管是文档、图片还是视频等格式的档案，无需下载就可以直接在线查看，节省了大量时间。
2. 优势分析
- 从SWOT角度看，其优势在于协同功能强、支持多格式在线预览，这是很多竞争对手所缺乏的。劣势可能是在一些超大型企业复杂权限体系下的定制化程度相对较弱。机会在于随着企业数字化转型加速，对这种协同性强的档案管理系统需求增大。威胁则是面临其他同类产品的竞争压力。如果您对亿方云感兴趣，可以预约演示来深入体验。

好用的档案管理系统软件通常具备以下功能：
一、档案存储功能
1. 多样化的存储方式
- 能够支持多种格式档案的存储，像常见的Word、Excel、PDF文档，还有图片、音频、视频等格式。例如，一家广告公司可能有大量的设计图片和视频广告素材，系统要能妥善存储这些不同格式的档案。
- 具备大容量存储能力，可以满足企业不断增长的档案数量需求。对于长期积累档案的企业来说，这一点至关重要。
二、档案检索功能
1. 精准快速检索
- 好用的系统应该提供多种检索方式，比如关键字检索、日期检索、分类检索等。以律师事务所为例，律师们需要经常查找不同案件的档案，他们可以根据案件编号（关键字）、案件受理日期或者案件类型（分类）快速找到所需档案。
- 模糊检索功能也很重要。有时候用户可能只记得档案中的部分内容，通过模糊检索就能找到相关档案。
三、安全管理功能
1. 权限控制
- 详细的权限设置是必要的。例如，可以设置不同用户角色（管理员、普通员工、部门主管等）对档案的不同操作权限，如只读、可编辑、可删除等。在金融机构，只有高级管理人员才能对重要的财务档案进行修改和删除操作，普通员工只能查看。
- 数据加密技术也是保障档案安全的关键。系统要对存储的档案进行加密处理，防止数据泄露。
如果您想亲身体验具备这些功能的档案管理系统软件，可以点击免费注册试用。

挑选好用的档案管理系统软件可以从以下几个方面入手：
一、需求分析（S - Strengths自身需求优势）
1. 明确自身需求
- 首先要确定企业的规模和档案数量。如果是大型企业，每天产生大量的档案，就需要一个能够处理大容量数据的系统。例如，大型制造企业每天有生产记录、质量检测报告等众多档案需要管理。
- 考虑档案类型。如果企业以设计为主，就会有很多图形图像档案，那系统需要对这类格式有良好的支持。像建筑设计公司的CAD图纸等档案的管理。
2. 预算考量（W - Weaknesses预算限制弱点）
- 确定预算范围。不同的档案管理系统软件价格差异很大，从免费的开源软件到昂贵的定制化系统都有。如果预算有限，可以先考虑一些性价比高的中小品牌产品，但也要注意其功能是否满足基本需求。
- 关注隐藏成本。有些软件可能初始购买价格低，但后期的维护费用、升级费用很高。例如，某些国外软件可能存在额外的技术支持费用。
二、功能评估（O - Opportunities功能机会）
1. 核心功能
- 如前面提到的存储、检索、安全管理等功能是否完善。可以要求供应商进行功能演示，看是否能满足企业日常档案管理的操作习惯和特殊要求。
- 查看是否有特色功能，如自动化流程设置。对于一些流程繁琐的企业，如审批流程复杂的政府部门或大型企业的合同审批流程，自动化流程设置功能可以提高工作效率。
2. 易用性
- 系统界面是否简洁直观。如果员工需要花费大量时间学习如何使用系统，会影响工作效率。例如，新员工入职后能否快速上手操作档案管理系统。
- 是否有良好的用户体验，包括操作响应速度等。如果打开一个档案需要很长时间加载，会让人感到厌烦。
三、供应商评估（T - Threats供应商相关威胁）
1. 供应商信誉
- 查看供应商的口碑和市场评价。可以通过互联网搜索、咨询同行业企业等方式了解。如果供应商经常出现服务中断或者数据泄露等问题，那就要谨慎选择。
- 供应商的行业经验也很重要。有多年行业经验的供应商往往更了解企业需求，能够提供更好的解决方案。
2. 售后服务
- 了解供应商提供的售后服务内容，如是否有7×24小时的技术支持。当系统出现故障时，及时的技术支持可以减少对企业运营的影响。
- 软件的升级政策。好的供应商会定期对软件进行升级，修复漏洞和增加新功能，确保系统始终保持良好的性能。
如果您想要更深入地了解如何挑选适合您企业的档案管理系统软件，可以预约演示，我们会为您详细解答。