供应商管理及记录：企业运营不可或缺的环节

要做好供应商管理及记录，可以从以下几个方面着手：

• 筛选与评估供应商：首先要确定自己的需求，然后寻找满足需求的供应商。对潜在供应商的资质、信誉、产品质量、价格等进行评估。比如，查看供应商的营业执照、生产许可证等证件，了解其在行业内的口碑。可以向其他使用过该供应商产品或服务的企业打听情况。
• 建立供应商档案：对于每一个合作的供应商，都建立一个专门的档案。档案里可以包含供应商的基本信息（如名称、地址、联系方式等）、供应产品或服务的详细信息、合同条款、每次的交易记录（包括采购日期、数量、价格等）。这样方便随时查询和跟踪。
• 定期沟通与考核：保持和供应商的定期沟通，及时了解他们的情况，也让他们知道你的需求变化。同时，制定考核指标，像交货及时性、产品质量合格率等，根据这些指标对供应商进行定期考核。如果供应商表现不佳，要及时采取措施，如要求改进或者更换供应商。

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供应商管理及记录有着诸多重要性：

• 保障产品质量：通过对供应商的严格管理和记录，可以确保所采购的原材料、零部件等的质量。如果没有良好的管理，可能会收到劣质的货物，影响自己产品的质量，进而损害企业声誉。例如，一家食品加工企业，如果对供应商提供的食材管理不善，出现食品安全问题，那对企业将是毁灭性打击。
• 成本控制：记录供应商的价格等信息，可以对比不同供应商的成本，从而选择性价比最高的供应商。同时，良好的管理有助于减少不必要的采购环节和浪费，降低采购成本。
• 供应链稳定：对供应商的管理能够确保供货的及时性和稳定性。当企业有稳定的供应商关系，并清楚记录相关信息时，在遇到突发情况（如市场波动、自然灾害等）时，能够更好地协调，保证企业的正常生产运营。
• 合规性：在很多行业，有相关的法律法规要求企业对供应商进行管理和记录。例如，一些环保要求高的行业，企业需要确保供应商的生产过程符合环保标准，并且要有相应的记录以备检查。

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利用数字化工具进行供应商管理及记录可以按照以下步骤：

1. 选择合适的软件：市面上有许多供应商管理软件，如SAP Ariba、Oracle Procurement Cloud等。要根据企业规模、需求和预算来选择。例如，小型企业可能选择功能相对简单、价格实惠的软件；大型企业则需要功能强大、能与其他系统集成的软件。
2. 录入供应商信息：将供应商的基本资料、联系方式、产品或服务信息等准确无误地录入到软件中。这就相当于建立了一个电子供应商档案库。
3. 设置流程与提醒：利用软件设置采购流程，例如采购申请、审批流程等。同时，可以设置提醒功能，如提醒供应商交货日期、提醒自己更新供应商的考核信息等。
4. 数据分析与报表：数字化工具可以对供应商的相关数据进行分析，如采购金额趋势、供应商绩效趋势等。并能生成各种报表，为企业决策提供依据，例如决定是否继续与某个供应商合作。

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