单位人事档案管理不知如何弄？看这篇全攻略！

林睿诚

2025-03-24 20:38:59

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单位人事档案管理至关重要，它是单位管理员工的重要依据。其内容包括基本信息、学历学位等多方面信息。管理流程含档案收集、整理、保管、利用、更新维护等环节。管理中还会遇到档案资料不完整、信息错误等常见问题并有着相应解决方法。

用户关注问题

单位人事档案管理有哪些流程？

就比如说我们公司刚成立，要管理员工的人事档案，我都不知道从哪开始弄呢。这个档案管理是不是得有一些固定的流程啊？像先收集什么材料，再怎么整理之类的。

单位人事档案管理一般有以下流程：首先是档案材料的收集，这包括员工入职时提交的各种证件复印件（如身份证、学历证等）、简历、劳动合同等材料。
一、收集阶段：
- 新员工入职时，HR要明确告知所需材料清单，并及时检查材料的完整性和真实性。
- 在员工在职期间，对于产生的奖惩材料、培训记录等也要及时收集。
二、整理阶段：
- 按照一定的分类标准对收集来的材料进行分类，例如分为基本信息类、工作经历类、考核评价类等。
- 对每一类材料进行排序，保证逻辑清晰。
三、归档阶段：
- 将整理好的材料装入档案袋或录入电子档案系统。如果是纸质档案，要确保档案袋标识清晰，方便查找。
- 建立档案索引，无论是纸质还是电子档案，索引能大大提高查找效率。
我们公司提供专业的人事档案管理解决方案，可以让您的档案管理更加高效、规范，欢迎免费注册试用。

单位人事档案管理怎样保证档案安全？

我就担心我们单位的人事档案要是丢了或者被泄露了可咋办呀。这里面都是员工的重要信息，在管理档案的时候咋能保证安全呢？

要保证单位人事档案安全，可以从以下几个方面着手：
一、物理安全方面：
- 如果是纸质档案，要存放在专门的档案室，档案室最好具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。例如安装防火器材、防潮设备、监控摄像头等。
- 限制档案室的人员出入权限，只有经过授权的人员才能进入。
二、数据安全方面（针对电子档案）：
- 使用安全可靠的档案管理软件，软件要有数据加密功能，防止数据在传输和存储过程中被窃取。
- 定期备份档案数据，避免因为系统故障、病毒攻击等导致数据丢失。
- 对访问电子档案的人员设置不同级别的权限，例如普通员工只能查看自己的部分档案信息，而HR管理人员可以查看和修改更多内容。
我们的人事档案管理系统在安全方面有着卓越的性能，您可以预约演示来深入了解。

单位人事档案管理可以用哪些软件？

现在都讲究数字化管理了，我们单位也想把人事档案管理弄成电子化的。但是不知道市场上有啥好用的软件呢？大家都是用啥软件管理人事档案的呀？

以下是一些常见的单位人事档案管理软件：
一、钉钉智能人事：
- 功能比较全面，与钉钉的办公套件集成度高。可以方便地进行员工信息录入、查询，还能自动生成一些人事报表。
- 适合中小企业，特别是已经在使用钉钉作为办公平台的企业，操作相对简单。
二、某友ehr：
- 在人力资源管理方面有深厚的底蕴，人事档案管理只是其中一个模块。它能够与企业的其他资源管理系统进行数据交互，实现更全面的企业管理。
- 适用于大型企业，功能复杂但强大，可以满足复杂的组织架构和多样化的人事管理需求。
- 某蝶K/3 WISE HR：具有灵活的自定义功能，可以根据企业自身的档案管理需求定制字段、流程等。并且在成本控制方面有一定优势。
不过每个企业的需求不同，有各自的优势和劣势。我们的人事档案管理软件结合了这些软件的优点，同时还有独特的功能，欢迎免费注册试用体验。