人事如何做好档案管理：数字化时代的高效管理法则（附全流程解析）

解决方案分四步走：

1. 建立三级分类体系：按员工类型（正式/外包）、部门、入职年份设计档案层级，例如『财务部-正式员工-2023』；
2. 强制标准化命名：要求所有文件标注『姓名+文件类型+日期』（如『张三_劳动合同_20230101』）；
3. 设置红黄绿标签制度：红色标签代表合同类核心档案，黄色为培训记录等辅助材料，绿色为待销毁文件；
4. 定期交叉核查：每季度由HRBP和部门负责人双人核对存档完整性。

风险预警：纸质档案建议配合电子目录系统（例如我们的XXX人事系统支持扫码关联实体档案位置），避免因人员流动导致管理断层。现在注册可免费体验智能归档功能15天。

电子化转型必须把控三个关键象限：

特别提醒：建议选择符合《电子签名法》要求的系统（例如我们系统已通过等保三级认证），支持审计日志追溯，点击预约演示可了解权限分级控制方案。

合规管理四道防火墙：

• 签署环节：要求使用蓝色签字笔（便于鉴定真伪），签署页增加骑缝章；
• 存储环节：重要文件同步保存扫描件与原件，扫描件需包含签署环境视频截图；
• 流转环节：建立《档案调阅登记表》，每次查阅记录操作人、事由、时间段；
• 销毁环节：超过保存期的档案必须经法务、HRD、员工代表三方见证粉碎。

技术加持：我们的人事系统支持区块链存证功能，入职签署全过程数据实时上链，现在试用可获赠10次免费司法鉴定服务。

推行三步走策略：

1. 中央厨房模式：总部搭建云端档案库，为各分公司开通子账号，设置必填字段和格式模板；
2. 双轨过渡期：要求所有2024年后入职员工档案100%线上化，历史档案分批迁移；
3. 考核可视化：在OA系统公示各分公司档案完整率排名，对达标单位奖励系统免费使用配额。

工具选择：建议采用支持多级权限管控的系统（如我们系统可设置大区-城市-部门三级管理架构），批量导入功能能快速迁移历史数据，立即咨询获取集团版解决方案白皮书。