合同管理需要哪些环节做？全面解析合同管理各环节

楚耀辉

2025-03-28 00:51:25

阅读11分钟

已读2194次

合同管理在企业运营中非常重要。合同管理包含订立前的需求分析、伙伴选择、谈判拟定条款，订立时的审核与签署，履行中的执行监督、变更管理和文档管理，终止时的期满处理和违约纠纷处理等环节。此外，借助合同管理软件可提升管理效率。企业需重视合同管理，建立完善制度，配备专业人员或借助工具。

用户关注问题

合同管理包括哪些基本环节？

就好比我开了个小公司，经常要签各种合同，但是我不太清楚合同管理应该有哪些环节。感觉一头雾水的，能不能给我说说合同管理都包括啥基本的环节呀？

合同管理主要包括以下基本环节：

合同订立前的准备环节：这时候要进行需求分析，明确合同目的、范围、双方权利义务等。例如采购合同就要确定采购物品规格、数量、价格等。还需要对合作方进行资信调查，看看对方信誉咋样，有没有履约能力，避免跟不靠谱的企业合作，这能减少风险。
合同起草与审核：按照协商好的内容起草合同文本。之后要进行多方面审核，从法律合规性上看是否符合法律法规要求；从商务条款上看是否满足公司利益。比如不能出现违反劳动法规定的条款。这个环节非常重要，如果自己不熟悉，可以考虑找专业的法务人员或者使用专业的合同管理软件辅助。我们公司就有一款很棒的合同管理软件，您要是感兴趣可以免费注册试用哦。
合同签订环节：确保签字盖章等手续完备。如果是电子合同还要遵循电子签名法等相关规定，保证合同的有效性。
合同履行环节：这期间要对合同执行情况进行跟踪监控，比如按时交付货物、支付款项等。若出现偏差要及时采取措施，如发函催告等。
合同变更与补充：如果在履行过程中出现特殊情况需要调整合同内容，就要按照规定流程进行变更补充，并且做好记录保存。
合同归档与检索：合同履行完毕后要妥善归档，方便日后查询，比如遇到纠纷时可以快速调出合同原件及相关资料。良好的合同管理系统能让归档和检索更加高效。

合同管理中风险防控环节怎么做？

我在企业负责合同这块儿工作呢，知道合同管理中有风险，但是对于怎么在各个环节防控风险没什么头绪。比如说要是合作方突然违约之类的风险，该咋防范啊？就像我们之前有个项目，差点因为合同风险出大问题。

在合同管理的风险防控环节可以这样做：

合同订立前：
1. 充分的市场调研，了解行业动态、价格波动等情况，避免因信息不对称带来的风险。例如在签订长期原材料采购合同时，如果不了解市场价格走势，可能会签订高价合同。
2. 严格的合作方资信审查，查看对方的财务状况、商业信誉、经营历史等。可以通过查询企业信用报告、实地考察等方式。要是合作方财务状况不好，那违约风险就很高。
合同起草与审核时：
1. 由专业人员起草合同条款或者使用标准模板，并依据实际情况调整。防止出现模糊不清、有歧义的条款，不然容易引发争议。
2. 从多方面审核合同，包括法律、财务、商务等。法律审核确保符合法律法规，财务审核关注资金收付等条款，商务审核则着眼于双方利益平衡。如果发现不合理之处要及时修改。我们的合同管理软件能够提供全面的合同模板和审核功能，欢迎预约演示。
合同履行阶段：
1. 建立合同履行跟踪机制，定期检查合同执行进度、质量等情况。像建筑工程合同，要随时监督工程进度是否按计划进行。
2. 设置风险预警指标，一旦达到预警值就要启动应对措施。比如付款逾期达到一定天数就发催款函。
合同变更与解除环节：
1. 按照法定和约定程序办理，书面记录变更或解除的原因、内容、时间等。否则可能被视为违约行为。

合同管理的执行环节需要注意什么？

我刚接手公司的合同管理执行这一块工作，完全不知道该从哪下手。就感觉执行起来肯定有不少要注意的地方，可就是不清楚到底有啥要点呢？就像在黑暗里摸索一样。

在合同管理的执行环节需要注意以下几点：

明确责任分工：确定每个参与执行的人员职责，避免出现推诿扯皮现象。例如销售合同执行中，销售部门负责客户对接、产品交付安排，财务部门负责收款等相关工作。
按照合同条款执行：严格遵守合同规定的各项内容，如交货时间、地点、质量标准等。以买卖合同为例，如果合同约定了特定的交货地点，就必须按照该地点交货，不然就是违约。
及时沟通协调：在执行过程中各方之间保持良好的沟通。如果出现意外情况影响执行，要及时通知相关方并协商解决方案。比如生产过程中设备故障可能影响交货期，就要马上告知采购方并商量能否延期等。
做好记录保存：记录合同执行过程中的所有关键信息，包括邮件往来、会议纪要、货物交付凭证等。这些记录在处理纠纷或者进行后续审计时非常重要。我们的合同管理工具能够很好地帮助您进行执行环节的管理，您可以免费注册试用体验一下。
执行情况监控：定期评估合同执行情况是否符合预期目标，如果发现偏差要及时调整。例如服务合同中要监控服务质量是否达到合同要求的标准。

合同管理中的文档管理环节有哪些要点？

我们公司合同特别多，合同文档管理一团乱麻。我想好好整理下，但是不知道这个合同管理里的文档管理到底该抓住哪些重点呢？每次找个合同都要翻半天，愁死了。

合同管理中的文档管理环节有以下要点：

分类存储：按照合同类型（如采购合同、销售合同、租赁合同等）、签订时间、合作对象等因素分类存放合同文档。这样方便查找，就像图书馆把书籍分类一样。例如可以将同一年度的所有销售合同放在一个文件夹里。
编号管理：为每份合同赋予唯一的编号，编号可以包含一些关键信息，如年份、部门、合同序号等。在查询时直接输入编号就能快速定位到合同。
版本控制：如果合同有修订版本，要清晰标注不同版本的差异和更新时间。避免混淆不同版本的合同内容造成误解。
安全存储：保护合同文档的安全性，无论是纸质文档还是电子文档。纸质文档要存放在防火、防潮、防虫的地方；电子文档要有权限管理，防止未经授权的访问、修改或删除。我们的合同管理软件在文档管理方面有着出色的安全性能，您可以预约演示来深入了解。
索引建立：建立完善的索引系统，可以根据合同的关键信息（如合同名称、金额、关键条款等）建立索引，提高搜索效率。
定期清理与归档：对于已经履行完毕且过了保存期限（按照相关法律法规或公司规定）的合同，可以进行清理归档到专门的历史档案库，但仍要确保能够按需查询。