行政档案管理分类不知从何下手？全解析来了

常见的行政档案管理分类方法有以下几种：

• 按部门分类：将不同部门产生的档案分开，例如销售部门的档案归为一类，财务部门的档案归为另一类。这样方便各部门查找自己相关的档案，也便于管理权限的划分。如果一个公司规模较大，部门众多，这种方法可以使档案管理井井有条。不过，如果存在跨部门项目的档案，可能会出现归属争议的情况。
• 按时间顺序分类：按照档案产生的时间先后顺序排列，比如年度为单位，新的一年档案另起一组。这有助于了解公司发展历程中的文件顺序。但对于特定事件或项目的档案查找可能会比较繁琐，因为需要在不同时间段里搜索。
• 按文件类型分类：像是合同文件、报告文件、通知文件等各自分为一类。这种分类方式有利于快速找到同一类型的文件，但如果对业务流程不熟悉，可能不清楚某个具体事务对应的文件类型在哪类里。

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按照重要性对行政档案分类可以这样做：

1. 首先，识别关键档案。这些通常是与公司核心业务、重大决策、法律合规相关的档案，例如公司营业执照、重大合同、董事会决议等，标记为最重要等级。它们一旦缺失或损坏，会对公司运营产生严重影响。
2. 其次，确定重要档案。包括一些常规的业务往来文件、员工重要人事档案等。虽然不像关键档案那么致命，但也是日常运营不可或缺的，可标记为较重要等级。
3. 最后，剩下的一般性通知、临时会议记录等相对不那么重要的档案归为普通等级。

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行政档案管理中人事档案分类有以下要点：

• 按人员类别：可以将员工分为不同类别，如管理层、普通员工等。不同类别的人事档案可能在薪酬、权限等方面存在差异，这样分类便于管理不同层次员工的档案。但是如果公司人员流动性大，这种分类可能需要频繁调整。
• 按入职时间：以入职日期为顺序分类，有助于了解员工的资历情况。不过随着员工数量增多，单纯按入职时间查找特定员工档案可能效率较低。
• 按职能板块：例如将市场部员工、财务部员工等按职能分开。这样在处理部门相关人事事务时能快速定位到相关人员档案，但对于多职能员工的档案管理可能会复杂一些。

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