项目管理档案如何整理？5大步骤打造高效管理体系

分类是档案整理的核心！建议采用「项目阶段+文件类型」双维度分类法：

1. 按阶段划分：立项、执行、验收、结项，每个阶段单独建档；
2. 按类型细分：合同、会议纪要、交付物、变更记录等，用标签或颜色区分；
3. SWOT分析：比如纸质档案易保存但检索慢（劣势），电子档案易搜索但需权限管理（机会）。

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混合档案管理需遵循「三统一」原则：

1. 统一编号规则：纸质档案编号与电子文件夹名称一致（如PRJ-2023-001）；
2. 统一存档流程：纸质文件扫描后，电子版存入对应文件夹，并标注原件存放位置；
3. 定期同步核查：每月核对一次版本，避免信息断层。

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权限管理需「纵向分级+横向隔离」：

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历史档案管理需「四象限法则」：

• 高频使用（如合同）：永久保留电子版，纸质版存档3年；
• 低频参考（如会议记录）：转为电子版后销毁纸质件；
• 过期无效（如临时版本）：满2年自动清理；
• 合规必备（如审计文件）：按行业法规保留年限。

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