合同管理管办分开管理吗？深入探究合同管理中的管办分开模式

合同管理管办分开是很有必要的。从优势方面（SWOT分析）来看：
- **优势（Strengths）**：
- 专业化分工提高效率。例如，办理合同相关事务的人员专注于流程推进，像合同的起草、审核、签订等环节，能快速准确地完成操作，而管理合同的人员可以从宏观角度监控合同的整体情况，包括合同的执行进度、风险把控等，各司其职让整个合同管理流程更加顺畅高效。
- 降低风险。办理过程中的人员如果发现合同条款存在问题，可以及时反馈给管理层，而管理层可以从战略层面评估风险对公司整体的影响，这种分层管理有助于避免单一部门决策带来的风险疏漏。
- **劣势（Weaknesses）**：
- 初期可能存在沟通成本增加的情况。因为管和办分开后，两个部门之间需要更多的信息交流，如果协调不好，容易出现信息滞后或者误解。但通过建立有效的沟通机制，如定期会议、共享信息平台等措施可以有效改善这一情况。
- **机会（Opportunities）**：
- 随着公司业务规模扩大，管办分开能够更好地适应复杂的业务结构。比如大型企业涉及多种类型的合同，不同部门负责不同类型合同的办理，而统一的管理部门可以制定标准化的管理策略，有助于提升企业整体的合同管理水平，增强市场竞争力。
- **威胁（Threats）**：
- 如果不能明确界定管和办的职责，可能会导致责任推诿。所以要清晰划分职责边界，确保每个环节都有明确的责任人。总之，合同管理管办分开有助于企业提高效率、降低风险，如果您想了解如何在企业中更好地实施合同管理管办分开，可以免费注册试用我们的合同管理系统哦。

合同管理管办分开实现是具有一定挑战性，但并非难以达成。以下是一些步骤和要点：
1. **明确职责分工（基础）**
- 首先要清晰界定办理和管理的职能范畴。例如，办理一方负责合同从草案到签署的一系列流程操作，包括与合作方的沟通协商、条款拟定等；管理一方则侧重于合同的存储归档、执行监督以及风险预警等工作。这就好比交通系统中，司机负责车辆的驾驶操作（类似合同办理），交警负责交通规则的执行和路况的监管（类似合同管理），两者职责分明才能保证秩序。
2. **建立沟通机制（关键）**
- 由于管和办是分开的，所以沟通渠道必须畅通。可以设立专门的联络人或者定期召开跨部门会议。例如每周一次的合同管理协调会，办理部门汇报合同进展情况，管理部门提出意见和建议。
3. **选用合适的工具（助力）**
- 借助合同管理软件可以大大简化管办分开的操作难度。这类软件可以明确标记出每个环节的负责人、任务状态等信息。
4. **人员培训（保障）**
- 对参与合同管理的人员进行针对性培训，让他们理解管办分开的意义和自己的职责所在。虽然存在挑战，但只要按照这些步骤逐步推进，是能够实现合同管理管办分开的。如果您想要更详细地了解如何顺利实施，可以预约演示我们专门为合同管理打造的系统哦。

合同管理管办分开能给企业带来多方面的效益：
- **效率提升方面**
- 办理部门专注于合同流程事务，能够加快合同的签订速度。例如在采购合同管理中，办理人员熟悉采购流程和供应商对接事宜，能迅速处理合同相关手续，而管理部门可以同时监控多个合同的进展，合理安排资源，避免因为合同流程拖沓导致业务延误，整体提升企业运营效率。
- **风险防控方面**
- 管理部门独立于办理流程之外，能够以客观的视角审视合同风险。例如在审查一份长期服务合同中，管理部门可以综合考虑公司战略方向、市场波动等因素对合同风险进行全面评估，而办理部门在前期流程中可以重点关注合同条款的合法性和准确性，二者结合形成全方位的风险防控体系，降低企业面临的法律、财务等风险。
- **资源优化方面**
- 通过管办分开，企业可以根据职能需求合理配置人力、物力资源。比如对于合同办理需求较大的业务部门，可以配备足够的办理人员；而管理部门可以集中精力进行制度建设和流程优化，避免资源的浪费和冗余。如果您想深入了解如何通过合同管理管办分开提升企业效益，欢迎免费注册试用我们的先进合同管理方案。

在合同管理管办分开时，需要注意以下几个关键问题：
1. **职责界定**
- 这是最为重要的一点。如果职责不清，容易造成工作混乱和责任推诿。例如，在合同变更管理中，需要明确是办理部门先提出变更建议后由管理部门审核，还是管理部门根据业务发展情况发起变更要求并指导办理部门操作。要将每个环节、每项任务的责任归属明确到具体部门甚至个人。
2. **信息同步**
- 管办分开后，信息的及时同步至关重要。假设办理部门已经对合同条款进行了修改，但没有及时通知管理部门，那么管理部门依据旧的合同信息进行风险评估就会出现偏差。可以建立一个共享的信息平台，办理部门实时更新合同的动态信息，管理部门随时查看并给出反馈。
3. **人员素质匹配**
- 办理部门的人员需要具备较强的业务操作能力，如熟练掌握合同起草、谈判技巧等；管理部门的人员则要有全局意识和风险管控能力。如果人员素质与岗位要求不匹配，会影响整个合同管理的效果。企业要注重员工的选拔和培训。
4. **监督机制**
- 虽然管办分开，但需要有完善的监督机制来确保双方工作的有效性。可以从内部审计、绩效评估等方面入手，例如对办理部门的合同签订及时性和准确性进行考核，对管理部门的风险控制成果进行评估等。如果您想进一步探索如何规避这些问题，不妨预约演示我们专业的合同管理服务。