Notion如何做项目管理？三步打造智能协作系统

Notion非常适合中小型团队的项目管理，尤其擅长灵活性和信息整合。以下是具体操作步骤：

1. 创建工作区（Workspace）：将团队成员加入同一空间，设置权限控制。
2. 搭建项目看板：使用Database的Board视图创建任务卡片，添加负责人、截止日期、状态（进行中/已完成）等属性。
3. 关联文档和资源：在每个任务页面内嵌入原型图、需求文档或会议记录，实现一站式管理。
4. 同步进度：通过@成员名实时评论，或设置自动化提醒（如截止前3天邮件通知）。

SWOT分析：

• 优势（S）：零代码搭建自定义流程，免费版支持基础协作
• 劣势（W）：复杂权限设置需付费版，缺少专业甘特图
• 机会（O）：适合敏捷开发、远程团队的知识沉淀
• 威胁（T）：大型企业可能需集成更多专业工具

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Notion的核心优势是灵活，但需结合团队需求选择：

适合Notion的场景：

• 需要同时管理任务和知识库（如产品需求文档）
• 频繁调整工作流程的中小型团队
• 重视成本控制（免费版已满足基础需求）

若您的团队已有成熟流程，可通过Notion+Zapier连接现有工具，降低迁移风险。现在预约演示可获取定制化迁移方案。

推荐3种高评分模板及适用场景：

1. 敏捷开发看板（Agile Board）：
   • 内置Epic-User Story-Task三级结构
   • 自动计算Sprint完成度
   • 适合Scrum团队
2. 跨部门协作中心（Team Hub）：
   • 整合项目进度、会议记录、资源池
   • 设置部门视图过滤权限
   • 适合中台或PMO团队
3. 个人OKR管理：
   • 关联KR与每日任务
   • 可视化进度圆环
   • 适合管理者追踪目标

快速上手技巧：

• 在模板中心搜索『Team』『Product』等关键词
• 使用/duplicate命令复制模板到工作区
• 修改预设的Database属性（如增加「优先级」字段）

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通过Database的关联功能和视图过滤，能清晰管理多项目：

1. 建立主任务库：所有任务统一存放在一个Database，添加「所属项目」属性
2. 创建项目门户页：每个项目单独建页面，用Linked Database关联主任务库，并设置筛选条件（如项目=618大促）
3. 使用多维度视图：
   • 时间轴视图：查看跨项目资源冲突
   • 日历视图：监控各项目里程碑
   • 画廊视图：展示项目封面和摘要
4. 设置归档规则：项目结束后，用Filter自动归类到历史项目库

象限分析管理法：

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需分场景决策：

• 适合替代的场景：
  1. 非技术团队的需求管理（如市场活动）
  2. 中小型项目的敏捷开发（5人以下团队）
  3. 需要与PRD文档联动的需求池
• 不建议替代的场景：
  1. 需要精细权限控制的敏感项目
  2. 依赖自动化测试集成的DevOps流程
  3. 超大型项目的资源负载计算

折中方案：

• 用Notion管理需求文档和产品路线图
• 通过Jira插件同步任务状态到Notion看板
• 在Notion中建立统一的项目健康度仪表盘

如果您的团队规模在50人以下，可申请我们的Notion企业版演示，了解高级权限管理功能。