实物档案管理业务包含哪些？从收集到利用全知晓

实物档案管理业务主要包含以下几个环节：
一、收集环节
1. 确定收集范围：明确哪些实物属于档案范畴，例如企业的荣誉证书、产品样品、重大活动纪念品等。
2. 多方收集：从各个部门或渠道进行收集，比如行政部门的办公设备资料，市场部的宣传物料样本等。
二、整理环节
1. 分类：按照一定的标准进行分类，例如按年份、项目、类型等。像将同一年度获得的荣誉证书归为一类。
2. 编号：给每件实物一个唯一的编号以便于识别和查找。
3. 编制目录：记录实物的基本信息，如名称、来源、编号等。
三、保管环节
1. 选择合适的保管环境：根据实物的特性，有些可能需要防潮、防虫、防尘，例如纸质的奖状等。
2. 存储设备：采用合适的存储设备，如档案柜、展示架等。
四、利用环节
1. 建立查询系统：方便内部人员查询所需实物档案的信息。
2. 提供借阅服务：制定借阅规则，保证实物档案在安全的前提下被合理利用。
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实物档案管理业务的安全保障措施如下：
一、物理安全方面
1. 存储环境安全：确保存储地点有防火、防水、防盗设施。例如安装烟雾报警器、防水挡板和监控摄像头等。
2. 存储设备安全：档案柜等存储设备要是质量可靠的，能够防止受潮、变形等情况。
二、数据安全方面（对于有相关电子记录的）
1. 数据备份：定期对实物档案的电子记录（如目录、编号信息等）进行备份，防止数据丢失。
2. 访问权限控制：限制对实物档案信息系统的访问，只有授权人员才能查看、修改相关数据。
三、管理制度安全
1. 制定严格的出入库制度：详细记录实物档案的出入库时间、经手人等信息。
2. 人员培训：对涉及实物档案管理的工作人员进行安全意识培训，提高他们保护实物档案的责任心。
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实物档案管理业务常见的分类方法如下：
一、按来源分类
1. 内部产生：如企业内部制作的企业文化宣传品、员工自制的创新成果模型等。
2. 外部获取：像政府部门颁发的许可证、合作伙伴赠送的纪念物等。
二、按用途分类
1. 行政类：例如办公设备的说明书、印章等。
2. 业务类：如果是企业生产的产品样品、销售合同的实物版等。
三、按时间分类
1. 年度划分：将不同年份的实物档案分开，便于查询历史资料。例如2020年的所有实物档案归为一类，2021年的归为另一类。
4. 项目周期：对于按项目开展业务的企业，一个项目从开始到结束期间的实物档案作为一类。
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在实物档案管理业务中，常见的信息化手段有：
一、数据库管理
1. 建立实物档案数据库：录入实物档案的各项信息，如名称、规格、来源、保管位置等。这样方便快速查询和统计。
2. 数据更新与维护：及时更新数据库中的信息，如实物档案的状态（是否借出等）。
二、条形码/二维码技术
1. 标识实物：给每个实物档案贴上条形码或二维码标签，通过扫描可以获取实物档案的详细信息。
2. 库存管理：利用扫码技术进行出入库管理，准确掌握实物档案的流向。
三、数字化展示平台
1. 构建展示界面：将实物档案以图片、视频等形式在平台上展示，方便远程查看。
2. 在线检索：在平台上设置检索功能，让用户能够快速找到想要查看的实物档案信息。
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