《档案管理怎么做6：档案管理全流程指南你知道吗？》

档案管理主要有以下基本步骤：

1. 档案收集：明确需要收集的档案类型，如合同文件、员工资料等。例如，对于一家企业，销售合同、采购协议都是重要的档案资料来源。
2. 分类整理：根据一定的标准分类，像是按照部门、日期或者项目。以部门为例，可以分为行政部档案、财务部档案等。
3. 编号标记：给每份档案一个独特的编号，方便查找。就像图书馆给每本书都有个编号一样。
4. 存储保管：选择合适的存储环境，可能是纸质档案的专门档案室，或者电子档案的安全服务器。
5. 检索利用：建立有效的检索系统，这样当有人需要某份档案时能快速找到。

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要做好档案管理中的数字化转型，可以从以下几个方面入手：

• 评估现状：看看现有的纸质档案数量、种类，还有目前的电子档案管理情况。例如，如果纸质档案很多，就需要考虑扫描设备的投入。
• 选择合适的软件：市场上有很多档案管理软件，要对比功能，如是否支持多种格式文件存储、检索功能是否强大等。
• 数据迁移：将纸质档案转化为电子数据，这个过程要确保数据的准确性。可以分批次进行，比如先迁移重要的档案。
• 人员培训：让员工熟悉新的数字化档案管理系统，包括如何上传、检索档案等操作。
• 安全保障：设置权限，防止数据泄露，同时要做好数据备份，防止丢失。

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对于小公司来说，要做到既省钱又高效的档案管理可以这样做：

• 简化分类：不需要过于复杂的分类体系，按照最常用的几个维度，如业务类型、时间等简单分类。例如按业务类型分为销售、财务相关档案。
• 利用现有资源：如果有办公软件如Excel来记录档案信息，先利用起来。不过要注意及时更新。
• 集中存储：不要分散存放档案，无论是纸质还是电子档。比如可以用一个共享文件夹存电子档，一个小柜子存纸质档。
• 定期清理：删除无用的档案，节省空间。比如过期的合同副本等。
• 员工培训：虽然不用太复杂，但基本的档案管理意识要让员工有，避免乱拿乱放。

但是随着公司发展，这种简易方法可能会有局限性，到时候可以考虑使用性价比高的专业档案管理工具，欢迎免费注册试用。