财务共享固定资产管理：新模式下如何有效管理固定资产？

财务共享下固定资产管理具有多方面优势。从成本角度看，通过集中管理固定资产的核算与盘点等工作，可以减少人力成本，因为很多流程实现标准化后不需要每个部门都配备专门人员。例如，一个大型集团企业，以往各个子公司都有自己的固定资产管理团队，财务共享后可统一管理，大大削减人力开支。

从效率方面来说，财务共享借助信息化系统，能够实时更新固定资产的状态、折旧情况等信息。这样一来，当公司高层想要了解固定资产总体情况时，可以迅速获取准确数据。比如固定资产的分布、使用年限等，方便做出合理决策。

在风险控制上，由于财务共享中心遵循统一的标准和流程，能够避免因各部门固定资产管理标准不一致而产生的漏洞。例如在固定资产折旧计提方法上保持统一，防止因人为操作失误或不规范造成财务报表失真的风险。

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在财务共享模式下做好固定资产管理可以从以下几个关键步骤入手：

1. 建立统一的固定资产管理系统：这个系统要涵盖固定资产的全生命周期管理，从采购、入账、折旧到报废等环节。所有数据都集中在这个系统中，确保数据的准确性和完整性。例如，每一项固定资产都有唯一的编号，在系统中可以查询到其所有相关信息。
2. 制定标准化流程：包括固定资产的采购审批流程、折旧计算方法、定期盘点流程等。以采购审批为例，明确规定不同价值的固定资产由哪些层级的管理人员审批，避免随意性。
3. 加强人员培训：因为财务共享模式下，固定资产管理相关人员需要熟悉新的系统和流程。对财务人员进行专业培训，使其掌握固定资产的核算规则以及系统操作技能；对资产使用部门的人员也要培训，让他们明白自己在固定资产管理中的职责，如及时反馈资产状态变化等。
4. 强化监督与审计：定期对固定资产管理进行内部审计，检查是否存在违规操作或者流程未执行到位的情况。比如查看固定资产折旧是否按照规定方法计提，有无少提或者多提的现象。

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财务共享固定资产管理面临着一些挑战：

• 人员观念与适应问题：传统的固定资产管理模式下，员工可能已经习惯了原有的流程和操作方式。转向财务共享模式时，他们需要重新学习新的系统和流程，这可能会导致员工的抵触情绪。例如，有些老员工可能觉得新系统复杂，不愿意接受改变。
• 系统集成难题：企业可能已经有多个不同的系统用于固定资产管理，如采购系统、财务软件等。在财务共享模式下，需要将这些系统与新的固定资产管理系统集成起来，如果系统之间的数据接口不兼容或者数据格式不统一，就会影响数据的交互和共享。
• 数据安全与隐私风险：财务共享意味着固定资产数据集中存储和管理，一旦数据安全防护措施不到位，如遭受网络攻击或者内部人员违规操作，可能会导致数据泄露，其中包含固定资产的价值、使用部门等敏感信息。
• 流程优化的复杂性：虽然财务共享旨在优化固定资产管理流程，但在实际操作中，要梳理出一套既符合企业实际情况又高效的流程并非易事。可能会涉及到多个部门的利益协调，例如财务部门希望严格控制固定资产成本，而使用部门则可能更注重资产的性能和及时性。

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在财务共享固定资产管理模式下提高资产利用率可以通过以下几种方式：

• 精准的资产配置规划：借助财务共享中心的数据分析功能，全面了解公司各个部门对固定资产的需求情况。例如，根据销售部门的业务增长预测，合理配置办公设备等固定资产，避免某些部门资产闲置，而其他部门资产短缺的情况。
• 动态监控资产状态：通过财务共享系统实时掌握固定资产的使用状况，如使用率、维修记录等。对于使用率低的固定资产，可以及时调整其使用部门或者处置。比如某部门有一台大型设备长期闲置，通过系统发现后可以调配到有需求的其他部门。
• 建立资产共享机制：在企业内部打破部门界限，对于一些通用的固定资产，如会议室设备、办公车辆等实行共享。财务共享系统可以对共享资产的使用时间、使用人员等进行记录和管理，以便进行成本分摊等操作。
• 绩效评估与激励：将固定资产利用率纳入部门绩效考核指标体系。对于资产利用率高的部门给予奖励，促使各部门积极提高资产的使用效率。同时，财务共享中心提供的数据也便于准确衡量各部门的固定资产利用情况。

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