怎么做合同合同管理员？职责、技能、流程优化及常见问题全解析

作为合同管理员，制作合同可按以下步骤进行：
一、明确合同基本要素
1. 合同双方信息：包括双方公司全称、法定代表人姓名、地址、联系方式等，确保信息准确无误，这是合同有效的基础。
2. 合同标的：详细说明交易的对象是什么，例如货物名称、规格、数量，如果是服务则要清楚表述服务的内容、范围等。
3. 价格与付款方式：明确金额、货币种类，付款方式如一次性付款、分期付款等，以及每个付款节点的条件。
4. 履行期限、地点和方式：规定合同执行的时间范围、履行地点（例如交货地点或服务提供地点），以及如何履行合同义务（比如运输方式、交付方式等）。
5. 违约责任：列出双方如果未能履行合同义务时应承担的责任，这有助于保障合同的顺利执行。
二、确定合同格式
1. 一般来说，可以参考所在行业的标准合同模板，这些模板通常涵盖了常见的条款和格式要求。
2. 如果没有标准模板，建议使用清晰、简洁的排版，标题明确，条款序号清晰，字体大小适中以便阅读。
三、审核与校对
1. 在完成初稿后，仔细审核各项条款是否完整、准确，有无歧义。
2. 检查法律合规性，确保合同条款不违反相关法律法规。
3. 还可以请同事或者法务人员帮忙审核，多一双眼睛能减少错误。
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合同管理员要确保合同有效性可从以下几个关键方面着手：
一、主体资格
1. 核实签订合同双方是否具有相应的民事行为能力。对于企业来说，查看营业执照以确认其合法经营资格；对于自然人，要判断其是否具备独立签订合同的能力（如年龄、精神状态等）。
2. 确保合同签署人有合法的授权。如果不是法定代表人签署，要有有效的授权委托书。
二、合同内容
1. 合同条款必须符合法律法规的规定，不存在违反法律强制性规定的条款。
2. 合同条款应明确、具体，避免模糊不清或产生歧义的表述。例如，关于价格、数量、质量标准等关键内容要清晰界定。
3. 遵循公平原则，合同双方的权利和义务应相对平衡，不存在显失公平的情况。
三、合同形式
1. 根据法律法规要求，某些合同必须采用书面形式（如不动产买卖合同），则一定要按照规定办理。
2. 如果需要办理批准、登记等手续才能生效的合同（如中外合资经营企业合同），要确保这些手续齐全。
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合同管理员做合同需考虑如下风险：
一、法律风险
1. 法律法规变更风险：如果在合同履行期间相关法律法规发生变化，可能影响合同的合法性或执行方式。所以要关注行业相关法律动态并在合同中设置相应的条款应对这种情况，如约定如果法律变更导致合同部分条款无法执行时的处理方式。
2. 合同条款违法风险：确保合同的每一条款都符合现行法律法规，否则可能导致合同无效或产生法律纠纷。例如，一些限制竞争条款、侵犯消费者权益条款等都是不合法的。
二、商业风险
1. 信用风险：对方是否有足够的经济实力和信誉来履行合同义务。可以通过调查对方的财务状况、商业信誉等方式评估。如果风险较高，可以要求担保或者预付款等措施。
2. 市场风险：如果合同涉及商品或服务受市场波动影响较大（如原材料价格波动、汇率变动等），要在合同中约定价格调整机制或者风险分担方式。
3. 履行风险：包括己方和对方履行合同义务的能力和可能性。例如，生产能力是否满足合同要求，技术是否可行等。要在合同中明确双方的责任和义务，并设定违约责任条款来约束双方的行为。
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