《如何做好行政项目管理？从规划到收尾全流程解析》

制定行政项目管理计划可以按照以下步骤：
1. **明确目标**：确定项目要达成的最终成果，例如上述办公区装修项目，是要打造一个现代简约风格、容纳100人的办公空间。
2. **界定范围**：详细列出项目包括哪些工作，不包括哪些工作。比如办公区装修，包括室内空间规划、装修工程，但不包括周边道路改造。
3. **识别资源**：人力方面需要设计师、施工队等；物力方面如装修材料等；财力就是预算资金。
4. **安排进度**：设定各个任务的先后顺序和时间节点，像先设计方案，再进行拆除工作等。
5. **风险管理**：思考可能出现的风险，如装修工人罢工、预算超支等，并制定应对策略。
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要确保行政项目管理中团队高效协作，可以从以下几方面入手：
- **建立清晰的沟通机制**：定期召开会议，像每周开一次年会筹备进度会，会上每个人汇报工作进展和遇到的问题。同时，建立专门的沟通群组方便及时交流。
- **明确分工与职责**：制作一个详细的责任矩阵，例如谁负责场地布置，谁负责邀请嘉宾等，让每个人清楚知道自己要做什么。
- **建立共同目标感**：向团队成员强调年会成功举办对公司和大家的重要性。
- **合理激励措施**：对于表现优秀的成员给予奖励，如小礼品或者公开表扬等。
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控制行政项目成本有如下要点：
1. **成本估算准确化**：在项目开始前，详细调研办公用品的市场价格，结合以往采购数据，精确估算各项成本。例如，办公桌椅大概多少钱一套，纸张的单价等。
2. **预算制定严谨化**：制定明细预算，分大类和小项，并且预留一定比例的应急资金，比如总预算10万，8万用于常规采购，2万作为应急。
3. **采购过程监控**：对比不同供应商的报价，争取最优惠的价格。并且严格控制采购数量，避免浪费。
4. **变更管理严格化**：如果有新增的采购需求，必须经过严格审批流程，评估对成本的影响。
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