采购资产管理分离：企业管理变革的新方向

采购与资产管理分离有诸多好处。从优势方面（SWOT分析中的S）来看：

• 专业化分工更明确。采购部门能专注于寻找优质供应商、谈判价格等，资产管理部门则可全心投入到资产的运营维护、价值评估等工作，提高各自工作效率。例如，采购人员对市场价格波动更敏感，可以更好地把握采购时机。
• 风险防控能力增强。采购环节可能面临的供应风险、质量风险等与资产管理中的折旧风险、使用效率风险等分开管控，避免风险混淆而难以处理。
• 有助于成本控制。采购部门致力于降低采购成本，资产管理部门关注资产的利用率以减少闲置浪费，双管齐下，整体成本会得到有效控制。

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实现采购与资产管理分离可以按以下步骤进行：

1. 明确职能划分（第一步很关键）：
   • 确定采购部门负责供应商选择、采购合同签订、采购订单执行等事务。
   • 资产管理部门负责资产登记、盘点、折旧计算、维护计划制定等工作。
2. 系统与流程调整：
   • 建立独立的采购管理系统和资产管理系统，如果已有ERP等系统，需对模块功能进行重新划分。
   • 设计新的业务流程，例如采购资产后的移交流程，确保资产从采购环节顺利过渡到资产管理环节。
3. 人员培训与配置：
   • 对原有的采购人员和资产管理人员进行新职能的培训，让他们熟悉自己新的工作范围和要求。
   • 根据工作量合理配置人员数量，确保每个岗位都能高效运作。
4. 监督与考核机制：
   • 建立专门的监督小组或者利用内部审计部门，定期检查采购与资产管理是否按照分离后的规则运行。
   • 设立绩效考核指标，如采购部门的采购成本降低率，资产管理部门的资产利用率提升比例等。

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采购与资产管理分离后协同工作可以从以下几个方面着手：

• 信息共享平台：建立一个共享的信息系统或者数据库，采购部门将新采购资产的详细信息（如规格、供应商、采购价格等）及时录入，资产管理部门能够实时获取并更新资产台账等信息。这就好比两个人共用一个笔记本记录重要事情一样方便沟通。
• 定期沟通会议：设定每周或每月的例会，双方部门汇报工作进展和遇到的问题。比如采购部门提到某个供应商的产品可能存在质量隐患，资产管理部门就可以提前做好应对措施，加强对该类资产的检查频率。
• 联合项目参与：对于一些重大项目，例如企业的设备更新换代项目，采购部门和资产管理部门共同参与项目规划。采购部门负责前期的设备选型和供应商洽谈，资产管理部门从现有资产的使用情况出发，提供需求依据以及后期的资产安置和管理规划等。
• 流程衔接：完善采购资产的交接流程，明确在哪个节点由采购部门移交给资产管理部门，并且在交接时附上详细的文档资料。例如，在设备采购到货验收合格后，采购部门出具验收报告，连同设备一起移交给资产管理部门。

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采购与资产管理分离可能面临以下挑战：

• 信息断层（劣势 - SWOT中的W）：
  • 如果没有良好的信息传递机制，容易出现采购的资产与资产管理部门接收的信息不符的情况。例如，采购部门对资产的某些特殊技术参数理解有误，而资产管理部门按照错误信息进行管理，可能导致后期使用和维护出现问题。
• 协调成本增加：
  • 两个部门之间需要更多的沟通和协调工作，可能会因为部门利益不同产生矛盾。比如采购部门为了降低采购成本选择了低价但服务较差的供应商，而资产管理部门则要承担后期较多的维护成本，从而引发部门间的冲突。
• 初期的人员适应困难：
  • 员工习惯了原来的工作模式，突然的职能转变可能导致工作效率暂时下降。例如原采购人员可能不太关心资产的后续管理问题，现在需要改变观念适应新的工作要求。
• 成本核算难度增大：
  • 由于采购成本和资产管理成本被分别对待，在整体成本核算时可能难以准确统计和分摊各项费用，影响企业对成本的精确掌控。

不过，这些挑战可以通过有效的管理措施加以克服。如果您想了解如何应对这些挑战，欢迎预约演示我们的解决方案。